Cách tạo bảng chấm công Excel trên Microsoft đơn giản mới nhất năm 2025

Mỗi ngày đi làm nhân sự đều bắt đầu bằng việc chấm công, đây là yếu tố then chốt để quản lý nắm bắt sự hiện diện của bạn tại công ty. Hơn nữa, việc tạo bảng chấm công chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự là vô cùng cần thiết. Bạn đã biết cách tạo bảng chấm công Excel trên máy tính chưa? Theo chân Viettablet để cùng xem qua cách thực hiện nhé!

Chấm công vô cùng quan trọng và dễ dàng 

Bí quyết tạo Bảng chấm công tự động trong Excel

Trước khi đi vào bước tạo file Excel, bạn cần có cho mình ý tưởng về cấu trúc bảng chấm công: bao nhiêu sheet, nội dung từng sheet và cách chúng hoạt động.

Bảng sẽ bao gồm 13 sheet: mỗi sheet đại diện cho một tháng và một sheet riêng dành cho danh sách nhân viên.

• Ký hiệu chấm công có thể tùy chỉnh theo người sử dụng.
• Bảng chấm công sẽ hiển thị rõ từng ngày, thứ trong tháng. Thứ 7 và Chủ Nhật sẽ được tô màu khác để dễ nhận biết.
• Hàng ngày, nhân viên sẽ được chấm công vào các ngày trong tháng. Cuối tháng, hệ thống sẽ tự động tính tổng số ngày công.
• Thông tin về tên nhân viên sẽ được nhập tự động từ danh sách nhân viên.
• Các tháng có thể được liên kết với nhau để dễ thao tác.

Theo mô hình này, người dùng sẽ có 13 sheet. Tuy nhiên, để bắt đầu, bạn chỉ cần tạo 2 sheet cơ bản:

• Một sheet là Danh sách nhân viên (DSNV).
• Một sheet là tháng mẫu – thường là tháng 1. Sheet này sẽ được thiết kế hoàn chỉnh với đầy đủ thông tin để bạn có thể sao chép và đổi tên cho các tháng còn lại.

Mọi thứ sẽ được hiển thị rõ 

Cột nhân viên (DSNV)

Sheet này thường dùng để chứa thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm: Họ và tên, Mã nhân viên (để tránh trùng tên), Ngày sinh, Quê quán, Số Chứng minh thư, Ngày vào làm...

Lưu ý:

• Bạn nên chừa thêm khoảng 2-3 dòng trống ở phía trên cùng để tạo liên kết với các sheet khác.
• Ngoài ra bạn cũng nên để trống một cột ở phía bên trái để dự phòng cho việc bổ sung các ghi chú khác sau này.

Hãy dành ô trống đến lúc cần dùng 

Định dạng cột ngày/tháng/năm

Đối với các cột chứa thông tin ngày tháng (ví dụ: Ngày sinh), bạn cần định dạng chúng theo chuẩn Ngày/Tháng/Năm. 

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy bôi đen toàn bộ cột cần định dạng.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào vùng đã chọn, sau đó chọn Format Cells > chọn tiếp Custom.

Bước 3: Tại mục Custom, hãy tìm và chọn định dạng dd-mm-yyyy để cột hiển thị theo kiểu ngày/tháng/năm. Nhấn OK để xong.

Thực hiện tự động dễ làm 

Hướng dẫn tạo sheet theo mẫu (tháng 1)

Bước 1: Bạn cần tạo khung bảng chấm công

Bao gồm: Tiêu đề: "Bảng chấm công", "Tháng", "Bộ phận", "Định mức ngày công trong tháng".

• Tiếp theo là các cột chính bao gồm: Mã nhân viên > Tên nhân viên.
• Ngày trong tháng: 31 cột (tương ứng với số ngày lớn nhất của một tháng).
• Quy ra công ngày: 4 - 5 cột (để tính toán các loại công khác nhau).
• Ghi chú: 1 cột.

Bước 2: Chỉnh sửa độ lớn, nhỏ của cột. 

Để bảng chấm công dễ nhìn và gọn gàng, bạn nên điều chỉnh độ rộng các cột. Cột ngày trong tháng và quy ra công:

Lúc này hãy bôi đen tất cả các cột ngày trong tháng và các cột "quy ra công" > Nhấp chuột phải vào vùng đã bôi đen, chọn Column Width.
Nhập 3.13 (tương ứng với 30 pixels) vào ô kích thước và nhấn OK > Cột tên nhân viên và mã nhân viên: Đảm bảo đủ rộng để hiển thị đầy đủ thông tin.

Bước 3: Hoàn thành khung bảng

Sau khi nhấn OK ở Bước 2, bạn đã hoàn thành việc tạo khung cơ bản cho Bảng chấm công. Bạn có thể tiếp tục điền dữ liệu và công thức vào bảng.

Sắp xếp gọn gàng 

Cách tạo ngày tháng tự động trong bảng chấm công Excel 

Bước 1: Tại ô B4, nhập "Tháng". Tiếp theo, tại ô D4, nhập số 1. Tại ô E4, nhập "Năm", và cuối cùng, tại ô F4, nhập số năm hiện tại (ví dụ: 2025).

Nhập đúng vị trí 

Bước 2: Tiếp theo, tại  ô E9, nhập công thức sau: =DATE(F4,D4,1). Công thức này sẽ lấy giá trị năm từ ô F4, tháng từ ô D4 và đặt ngày là mùng 1.

Nhập công thức đúng

Sau đó, bạn cần định dạng ô này để chỉ hiển thị ngày:

Nhấn chuột phải vào ô E9 > Chọn Format Cells > Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number, sau đó chọn Custom trong danh sách Category.
Tại ô Type, nhập dd > Nhấn OK.

Bước 3: Tại ô F9, nhập công thức: =E9+1. Công thức này sẽ tự động cộng thêm 1 ngày vào ngày ở ô E9.

Kiểm tra 

Để điền tự động các ngày còn lại trong tháng:

Bôi đen từ ô F9 đến ô AI9 (đây là phạm vi thường dùng cho 31 ngày) > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + R. Các ô này sẽ tự động hiển thị các ngày tiếp theo trong tháng.

Bước 4: Tại ô E10, nhập công thức: =IF(WEEKDAY(E9)=1,"CN",WEEKDAY(E9)) rồi nhấn Enter. Công thức này sẽ kiểm tra nếu ngày ở ô E9 là Chủ Nhật (WEEKDAY trả về 1) thì hiển thị "CN", ngược lại sẽ hiển thị số thứ tự của thứ trong tuần.

Rõ ràng dễ nhìn 

Để định dạng và áp dụng cho các ngày còn lại:

Bôi đen từ ô E10 đến ô AI10 > Nhấn chuột phải vào vùng đã bôi đen > Chọn Format Cells > Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Number, sau đó chọn Custom trong danh sách Category > Tại ô Type, nhập TGeneral > Nhấn OK.

Bước 5: Để tự động tô màu nền cho các ngày Chủ Nhật, bạn cần bôi đen toàn bộ phạm vi từ ô E10:E30 đến ô AI10:AI30 > Trên thanh công cụ, chọn tab Home.

Trong nhóm Styles, chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule > Trong cửa sổ New Formatting Rule, chọn "Use a formula to determine which cells to format".
Tại ô trống dưới "Format values where this formula is true:", nhập công thức: =IF(E$9="CN",1,0). Lưu ý: Công thức này dựa trên việc bạn đã định dạng ô E9 là "CN" ở bước 4. 

Bôi đậm những chổ cần lưu ý 

Lưu ý: Nếu bạn để thứ mặc định bằng số, công thức thay đổi: 

Bước 1: Đầu tiên, nhấn nút Format > Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Fill > Chọn màu nền mà bạn muốn cho ngày Chủ Nhật.

Bước 2: Nhấn OK hai lần để hoàn tất.

Câu hỏi thường gặp - Bảng chấm công Excel này có áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp không?

Có, bảng chấm công này được thiết kế theo hướng cơ bản và tự động, phù hợp cho cá nhân hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Dễ dùng 

Kết luận 

Bên trên là hướng dẫn chi tiết về cách tạo bảng chấm công tự động trong Excel, phù hợp cho cả cá nhân và tập thể, với khả năng chấm công theo ngày và theo giờ. Việc tự làm bảng chấm công trên Excel có thể hơi phức tạp, vì vậy hãy thực hiện thật cẩn thận từng bước nhé.

Viettablet.com