Hướng dẫn cách sắp xếp tên theo abc trong excel nhanh chóng đơn giản 2025

Trong quá trình làm việc với Microsoft Excel, việc sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC là một nhu cầu phổ biến để dễ dàng quản lý và tra cứu dữ liệu. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc thực hiện tác vụ này, đừng lo lắng! Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn các bước đơn giản và nhanh chóng nhất về cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Hãy cùng theo dõi nhé!

Sắp xếp sẽ làm cho tệp của bạn gọn gàng hơn 

Tại sao cần biết cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel?

Việc sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái mang lại nhiều lợi ích, như:

• Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu: Khi danh sách tên được sắp xếp theo thứ tự alphabet, việc tìm kiếm một tên cụ thể trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần di chuyển đến phần chữ cái đầu tiên của tên cần tìm.
• Tránh trùng lặp và sai sót: Việc sắp xếp giúp bạn dễ dàng phát hiện các tên bị trùng lặp hoặc viết sai chính tả. Các tên tương tự sẽ nằm gần nhau, giúp bạn kiểm tra và chỉnh sửa dễ dàng hơn.
• Tổ chức dữ liệu khoa học: Sắp xếp theo ABC giúp dữ liệu trở nên có trật tự và dễ quản lý hơn. Đặc biệt khi làm việc với danh sách lớn, việc sắp xếp giúp bạn có cái nhìn tổng quan và hệ thống hơn.
• Tiện lợi cho việc in ấn và báo cáo: Các danh sách được sắp xếp theo thứ tự chữ cái thường dễ đọc và chuyên nghiệp hơn khi in ấn hoặc trình bày trong các báo cáo.
• Yêu cầu nghiệp vụ: Trong nhiều lĩnh vực như quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, thư viện, việc sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái là một yêu cầu nghiệp vụ tiêu chuẩn.
• Tăng hiệu suất làm việc: Việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu trở nên nhanh hơn, từ đó giúp tăng hiệu suất làm việc tổng thể.

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel khi tách riêng cột Họ và Tên

Bước 1: Trong bảng Excel, chọn cột chứa dữ liệu tên bạn muốn sắp xếp (ví dụ: cột "Tên"). Sau đó, trên thanh Ribbon, chọn tab Data (Dữ liệu) và nhấp vào biểu tượng Sort A to Z (Sắp xếp từ A đến Z).

Bạn hãy vào file dữ liệu 

Lúc này, cột tên sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Tuy nhiên, cột số thứ tự đi kèm cũng sẽ bị xáo trộn theo thứ tự mới của tên. Để khắc phục, bạn cần sắp xếp lại cột số thứ tự.

Nhìn vào cột A và cột C

Bước 2: Nhập số 1 vào ô đầu tiên của cột số thứ tự tương ứng với dòng dữ liệu đầu tiên sau khi đã sắp xếp tên. Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô này cho đến khi nó biến thành dấu cộng mảnh (+).

Bạn hãy nhấn về dấu +

Bước 3: Nhấp và kéo chuột xuống các ô còn lại trong cột số thứ tự (hoặc nhấp đúp chuột trái vào dấu cộng). Thao tác này sẽ sao chép giá trị 1 xuống tất cả các ô đã chọn.

Số thứ tự trở thành số 1 đồng loạt 

Bước 4: Sau khi kéo xong, một biểu tượng Auto Fill Options (Tùy chọn Tự động Điền) sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng đã điền. Nhấp vào biểu tượng này và chọn Fill Series (Điền Dãy số). Cột số thứ tự sẽ tự động được điền lại theo đúng thứ tự tăng dần.

Cột sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng lên 

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel khi Họ và Tên cùng một cột

Thực tế, Excel chỉ cung cấp chức năng sắp xếp dựa trên ký tự đầu tiên của mỗi ô (Sort A to Z hoặc Sort Z to A). Với tên người Việt, họ thường đứng trước tên, do đó, việc sử dụng các chức năng này sẽ sắp xếp danh sách theo Họ, không phải theo Tên như bạn mong muốn.

Vì vậy, đối với bảng dữ liệu mà Họ và Tên nằm chung trong một cột, bước đầu tiên cần thực hiện là tách riêng cột Tên ra khỏi cột Họ. Sau khi có cột Tên riêng, bạn mới có thể tiến hành sắp xếp danh sách theo thứ tự ABC của Tên một cách chính xác.

Tách Tên và Họ & Tên Lót để sắp xếp

Tách Tên

Bước 1: Chọn cột kế bên cột "Họ và tên", nhấp chuột phải và chọn Insert để tạo một cột trống.

Phía bên trên sẽ có thanh công cụ 

Bước 2: Đặt tên cho cột mới này là "Tên". Sao chép toàn bộ dữ liệu từ cột "Họ và tên" sang cột "Tên".

Bạn hãy tiến hành sao chép 

Bước 3: Chọn cột "Tên", nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace. Nhập * (dấu sao và dấu cách) vào ô Find what và nhấp Replace All.

Bạn hãy thay thế tất cả 

Bước 4: Nhấp OK để xác nhận và Close để đóng hộp thoại. Bạn đã có cột "Tên" riêng.

Cuối cùng bạn hãy đóng file Tách Họ và Tên lót

Bước 5: Tiếp tục tạo một cột trống khác bên cạnh cột "Họ và tên" bằng cách tương tự Bước 1.

Thực hiện như cách bên trên 

Bước 6: Tại ô đầu tiên của cột mới (ví dụ: C2), nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)) và nhấn Enter. * LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)): Lấy ký tự bên trái của ô B2 (Họ và tên) với số lượng ký tự bằng độ dài của ô B2 trừ đi độ dài của ô D2 (Tên đã tách).

Bạn hãy nhập công thức 

Bước 7: Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải ô vừa nhập công thức đến khi xuất hiện dấu +.

Dấu cộng giúp bạn kéo giãn 

Bước 8: Nhấp và kéo chuột xuống các ô còn lại để sao chép công thức, tách riêng cột "Họ và tên lót".

Lúc này tệp của bạn sẽ được sắp xếp 1 cách logic 

Bước 9: Để ẩn cột "Họ và tên" gốc cho gọn, chọn cột đó, nhấp chuột phải và chọn Hide. Lưu ý: Chỉ ẩn, không xóa cột này để tránh ảnh hưởng đến công thức tách tên.

Cuối cùng hãy chọn ẩn 

Sắp xếp Tên theo thứ tự ABC

Bước 10: Chọn cột "Tên". Trên tab Data, chọn biểu tượng Sort A to Z.

Thực hiện theo 3 bước 

Bước 11: Cột "Tên" sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC. Tuy nhiên, cột số thứ tự có thể bị xáo trộn.

Cột số thứ tự bên trái sẽ không được sắp xếp theo trật tự 

Bước 12: Nhập số 1 vào ô đầu tiên của cột số thứ tự. Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải ô đó đến khi xuất hiện dấu +.

Tiến hành nhập tự động vào file 

Bước 13: Nhấp và kéo chuột xuống các ô còn lại (hoặc nhấp đúp chuột trái). Tất cả các ô số thứ tự sẽ hiển thị số 1.

Tương tự như cách 1 

Bước 14: Nhấp vào biểu tượng Auto Fill Options (thường là hình chữ nhật nhỏ ở cuối vùng chọn) và chọn Fill Series để sắp xếp lại cột số thứ tự theo đúng thứ tự tăng dần.

Chọn vào hàng số 2

Sau khi hoàn thành các bước trên, cột "Tên" trong bảng dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái ABC.

Như vậy là đã đạt kết quả 

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel bằng bộ lọc

Bước 1: Trong bảng Excel, chọn tab Data, sau đó nhấp vào Filter.
Bước 2: Bạn sẽ thấy biểu tượng mũi tên xuất hiện ở tiêu đề của mỗi cột. Nhấp vào biểu tượng mũi tên tại ô tiêu đề cột Tên. Trong menu thả xuống, chọn Sort A to Z để sắp xếp danh sách tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC. Nhấn OK (nếu có).
Sau khi thực hiện, cột tên của bạn sẽ được sắp xếp theo thứ tự ABC một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng bộ lọc.

Câu hỏi thường gặp

Có thể sắp xếp tên theo thứ tự ngược lại (Z-A) không?

Chọn cột dữ liệu tên mà bạn muốn sắp xếp. Bạn có thể chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột (ví dụ: nhấp vào chữ cái trên cùng của cột A) > Trên thanh Ribbon, chọn tab Data (Dữ liệu).

Trong nhóm lệnh Sort & Filter (Sắp xếp & Lọc), bạn sẽ thấy hai biểu tượng sắp xếp nhanh:

• Sort A to Z: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần (từ A đến Z).
• Sort Z to A: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần (từ Z đến A).

Excel vô cùng tiện lợi 

Nhấp vào biểu tượng Sort Z to A. Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cột tên bạn đã chọn theo thứ tự bảng chữ cái đảo ngược.

Kết Luận

Bài viết trên là hướng dẫn chi tiết những cách sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái ABC đơn giản, dễ thực hiện. Nếu còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy bình luận để được Viettablet giải đáp nhé.
 

Viettablet.com