Hướng dẫn cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel từ A đến Z

Conditional Formatting trong Excel cho phép bạn tự động áp dụng định dạng. Bao gồm các màu sắc và biểu tượng, cho các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể. Với các công thức định này, bạn có thể tùy chỉnh cách trình bày dữ liệu và làm nổi bật thông tin chính một cách dễ dàng. Hãy cùng Viettablet - Chiến thần định giá tìm hiểu về công cụ giúp bạn thực hiện công việc một cách đơn giản và hiệu quả.

Hướng dẫn cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel từ A đến Z

Conditional Formatting là gì?

Conditional Formatting trong Excel là một tính năng trong bảng tính Excel. Tính năng này thường được sử dụng như định dạng dựa trên màu sắc để làm nổi bật, nhấn mạnh hoặc phân biệt giữa dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong bảng tính Excel.

Trong quá trình sử dụng và áp dụng các biểu mẫu, định dạng có điều kiện của Excel là một tính năng rất hữu ích. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thu hút sự chú ý vào các chi tiết chính trong bảng tính của mình và nhanh chóng xác định sự khác biệt trong các giá trị ô.

Conditional Formatting là gì?

Các dạng định dạng có điều kiện phổ biến trong Excel

Bạn có thể sử dụng các quy tắc cài đặt sẵn, để định dạng dữ liệu có điều kiện hoặc bạn có thể xây dựng các quy tắc riêng để chỉ định thời điểm và cách tô sáng các ô đã chọn.

• Thanh dữ liệu: Thanh dữ liệu là các thanh ngang được thêm vào mỗi ô.
• Thang màu: Thay đổi màu của từng ô tùy thuộc vào giá trị của nó. Trong đó một gradient hai hoặc ba màu sẽ được sử dụng cho mỗi thang màu.
• Bộ biểu tượng: Dựa trên giá trị của mỗi ô, bộ biểu tượng sẽ gán một biểu tượng riêng biệt cho mỗi ô.

Các dạng định dạng có điều kiện phổ biến trong Excel

Cách truy cập Conditional Formatting trong Excel ở đâu?

Người dùng điều hướng đến tab Home, truy cập nhóm Style và chọn mũi tên thả xuống bên cạnh mục Conditional Formatting. Sau đó chọn Top/Bottom Rules. Điều quan trọng cần lưu ý là bạn có thể tìm thấy menu Conditional Formatting ở cùng một vị trí trên các phiên bản Excel từ 2010 đến Excel 365.

Cách truy cập Conditional Formatting trong Excel

Hướng dẫn sử dụng Conditional Formatting chi tiết từng bước

Chi tiết cách sử dụng Conditional Formatting trong Excel

1. Áp dụng nhanh bằng các quy tắc có sẵn

Bạn có thể chọn bất kỳ màu nào khác cho nền, văn bản hoặc đường viền, cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn Custom Format trong hộp thoại quy tắc cài đặt sẵn, từ danh sách thả xuống bên phải.
• Bước 2: Chuyển đổi giữa các tab Font, Border và Fill trong cửa sổ hộp thoại Format Cells để chọn kiểu phông chữ, kiểu đường viền và màu nền ưa thích.
• Bước 3: Kích nút OK để áp dụng định dạng tùy chỉnh theo lựa chọn của bạn.

Áp dụng nhanh bằng các quy tắc có sẵn

2. Tạo quy tắc định dạng có điều kiện tùy chỉnh (Custom Rule)

Bạn có thể tạo một quy tắc định dạng có điều kiện mới trong Excel từ đầu theo các bước dưới đây.

• Bước 1: Chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng.
• Bước 2: Điều hướng đến tab Home và kích nút Conditional Formatting => chọn New Rule để bắt đầu tạo một bộ quy tắc mới theo cách mình muốn.
• Bước 3: Tiếp theo hãy chọn loại quy tắc trong hộp thoại New Formatting Rule hiển thị.
• Bước 4: Kích vào nút Format => kích chọn thẻ Color rồi chọn màu và kích nút OK để xem kết quả thiết lập.

Tạo quy tắc định dạng có điều kiện tùy chỉnh (Custom Rule)

3. Chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc định dạng có điều kiện

Để thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong quy tắc định dạng có điều kiện Conditional Formatting hiện có trong Excel, hãy làm theo các bước sau.

• Bước 1: Chọn bất kỳ ô nào đã áp dụng quy tắc.
• Bước 2: Tới tab Home, sau đó kích nút Conditional Formatting thuộc nhóm Styles.
• Bước 3: Từ menu, chọn tùy chọn Manage Rules. Kích chọn quy tắc bạn muốn sửa đổi trong danh sách, sau đó kích nút Edit Rules.
• Bước 4: Thực hiện các thay đổi cần thiết trong cửa sổ hộp thoại Edit Formatting Rule, sau đó kích nút OK để áp dụng thay đổi.

Chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc định dạng có điều kiện

Các ví dụ thực tế khi dùng Conditional Formatting

Sau đây là một số ví dụ dựa trên tình huống về định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel.

Làm nổi bật các giá trị trùng nhau (tìm bản sao)

• Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn xác định các giá trị trùng lặp trong một bảng dữ liệu Excel.
• Bước 2: Tab Home và kích nút Conditional Formatting => New Rules. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện, kích tùy chọn format only unique and duplicate values ngay dưới mục Select a Rule Type và kích nút Format.
• Bước 3: Kích chọn tab Fill trong cửa sổ Format Cells và chọn màu nền theo ý thích, bấm nút OK > OK.
• Bước 4: Ngay lập tức các giá trị trùng lặp như trong hình sẽ được đánh dấu theo màu sắc mà bạn đã chọn.

Làm nổi bật ô có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một ngưỡng

Thực hiện theo các bước dưới đây khi sử dụng Conditional Formatting trong Excel.

• Bước 1: Mở bảng dữ liệu Excel, kích chọn các ô mà bạn muốn tô sáng bằng giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một số.
• Bước 2: Điều hướng đến tab Home và kích nút Conditional Formatting => New Rules. Trong cửa sổ mới hiển thị, kích tùy chọn Format all cells based on their values ngay dưới mục Select a Rule Type. Tiếp theo tại mục Minimum hãy chọn giá trị bạn muốn xác định các giá trị nhỏ hơn và chọn màu tương ứng ngay ô phía dưới.
• Bước 3: Tại mục Maximum, hãy chọn giá trị bạn muốn xác định các giá trị nhỏ hơn và chọn màu tương ứng. Cuối cùng kích nút OK để đóng hộp thoại New Formatting Rule.

Làm nổi bật ô có giá trị lớn hơn hoặc nhỏ hơn một ngưỡng

Tô màu cho giá trị cao nhất, thấp nhất, trung bình trong tập dữ liệu

• Bước 1: Hãy chọn các ô mà bạn muốn làm nổi bật những mục ở trên cùng và dưới cùng.
• Bước 2: Điều hướng đến tab Home và kích nút Conditional Formatting.
• Bước 3: Từ menu xổ xuống, chọn tùy chọn Top/bottom cells =>Top 10 Items. Trong hộp thoại Top 10 Items hiển thị hãy chọn giá trị trong định dạng ô xếp hạng ở trên cùng và chọn định dạng tương ứng, sau đó kích nút OK để áp dụng.

Tô màu cho giá trị cao nhất, thấp nhất, trung bình trong tập dữ liệu

Sao chép định dạng có điều kiện sang vùng dữ liệu khác

Để chuyển các quy tắc định dạng có điều kiện hiện tại sang một tập hợp dữ liệu khác, chỉ cần thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn ô dữ liệu Excel có định dạng có điều kiện đã thiết lập trước đó mà bạn muốn sao chép.
• Bước 2: Kích nút Format Painter dưới thẻ Home. Sau đó kích giữ chuột vào ô đầu tiên trong phạm vi bạn muốn áp dụng định dạng đã sao chép rồi kéo cọ xuống ô cuối cùng để dán định dạng đã sao chép.

Sao chép định dạng có điều kiện sang vùng dữ liệu khác

Xóa định dạng có điều kiện khi không cần sử dụng

• Bước 1: Kích chọn cột dữ liệu hoặc phạm vi ô mong muốn xóa định dạng có điều kiện.
• Bước 2: Từ tab Home, kích nút Conditional Formatting và chọn Clear Rules từ menu xổ xuống là xong.

Việc thành thạo định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel có thể cách mạng hóa cách bạn xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng. Bằng cách tận dụng các công thức định và áp dụng các quy tắc làm nổi bật thông tin chính một cách dễ dàng.