Hướng dẫn những cách kéo số thứ tự trong Excel cực đơn giản hữu ích

Việc biết cách kéo số thứ tự trong Excel là một kỹ năng cơ bản nhưng vô cùng hữu ích, giúp bạn quản lý và sắp xếp dữ liệu một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa các công cụ sẵn có của Excel để xử lý và thống kê số liệu nhanh chóng. Với những phương pháp thông minh dưới đây, việc tạo dãy số thứ tự trong Excel sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Hãy cùng khám phá nhé!

Đánh số thủ công rất mất thời gian 

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng công thức

Sử dụng công thức kéo thả

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn. Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô bạn muốn bắt đầu dãy số (ví dụ: nhập 1 vào ô A2). Sau đó, ở ô ngay bên dưới (ví dụ: A3), nhập công thức =A2+1. Công thức này sẽ lấy giá trị ở ô phía trên và cộng thêm 1.

Thực hiện bên cột số thứ tự 

Bước 2: Chọn ô chứa công thức vừa nhập (ví dụ: A3). Bạn sẽ thấy một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đó. Hãy di chuyển con trỏ chuột đến hình vuông này cho đến khi nó biến thành dấu cộng mảnh. Nhấp và giữ chuột trái, sau đó kéo xuống các ô bạn muốn điền số thứ tự. Excel sẽ tự động điền các số tiếp theo trong dãy.

Kết quả sẽ được hiển thị ngay lập tức 

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng tính năng AutoFill (Tự động điền) 

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn. Nhập số thứ tự cho hai ô đầu tiên trong cột bạn muốn tạo dãy số (ví dụ: nhập 1 vào ô A2 và 2 vào ô A3). Sau đó, sử dụng chuột để chọn (bôi đen) cả hai ô này.

Bạn chỉ cần kéo thẳng xuống

Bước 2: Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của vùng đã chọn. Bạn sẽ thấy con trỏ chuột thay đổi thành một dấu cộng mảnh màu đen (fill handle). Nhấp và giữ chuột trái, sau đó kéo xuống các ô mà bạn muốn đánh số thứ tự. Excel sẽ tự động nhận diện quy luật tăng dần và điền các số tiếp theo.

Cách này vô cùng dễ dàng 

Phương pháp này được nhiều người ưa chuộng vì tính trực quan và dễ thực hiện. Tuy nhiên, nhược điểm là khi bạn cần đánh số lượng lớn dòng, việc kéo chuột bằng tay có thể trở nên tốn thời gian và mệt mỏi. Thêm vào đó, nếu bạn xóa một hàng bất kỳ, các số thứ tự bên dưới sẽ không tự động cập nhật, và bạn sẽ cần phải thực hiện lại thao tác kéo để sắp xếp lại dãy số.

Sử dụng hàm SEQUENCE để đánh số thứ tự trong Excel

Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn bắt đầu dãy số thứ tự.
Bước 2: Nhập công thức sau vào ô đã chọn, thay thế "Số hàng cần đánh số" bằng số lượng hàng bạn muốn tạo dãy số thứ tự: =SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)
Ví dụ: Để đánh số tự động cho 7 hàng, bạn sẽ nhập công thức: =SEQUENCE(7)
Bước 3: Nhấn phím Enter. Hàm SEQUENCE sẽ tự động tạo một dãy số thứ tự liên tục trải dài xuống số lượng hàng bạn đã chỉ định.

Phương pháp sử dụng hàm SEQUENCE này cực kỳ nhanh chóng và hiệu quả cho việc tạo dãy số thứ tự. Tuy nhiên, bạn cần ghi nhớ tên hàm. Quan trọng hơn, hàm SEQUENCE chỉ được hỗ trợ trên phiên bản Microsoft Excel 365, do đó, nó sẽ không hoạt động trên các phiên bản Excel cũ hơn.

Được sắp xếp trật tự dễ nhìn 

Cách kéo số thứ trong Excel bằng hàm SUBTOTAL kết hợp IF

Lưu ý quan trọng:

Phương pháp này chỉ hiệu quả khi bạn sử dụng chức năng Filter (Bộ lọc) trong Excel.

Ưu điểm của việc sử dụng hàm SUBTOTAL là khi bạn lọc dữ liệu, số thứ tự của các mục hiển thị sẽ tự động đánh lại một cách liên tục từ 1, khác với hàm COUNTA thông thường, nơi số thứ tự của các mục bị ẩn vẫn giữ nguyên.

Phương pháp này chỉ áp dụng được cho cột, không dùng được cho hàng.

Cú pháp hàm SUBTOTAL:

• Hàm SUBTOTAL có cú pháp tổng quát là: =SUBTOTAL(function_num; ref1; [ref2]; ...)
• Trong trường hợp này, chúng ta sẽ kết hợp hàm IF và SUBTOTAL theo cú pháp sau:
• =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1; ...))

Giải thích các thành phần:

• logical_test: Đây là điều kiện bạn muốn kiểm tra trong hàm IF.
• [value_if_true]: Giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện logical_test là đúng.
• [value_if_false]: Giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện logical_test là sai.
• SUBTOTAL(function_num; ref1; ...): Đây là hàm SUBTOTAL.
• function_num: Một số xác định hàm sẽ được sử dụng trong SUBTOTAL. Trong trường hợp đánh số thứ tự, chúng ta thường dùng số 3, tương ứng với hàm COUNTA (đếm số ô không trống).
• ref1; ...: Đây là vùng dữ liệu mà hàm SUBTOTAL sẽ áp dụng. Trong trường hợp đánh số thứ tự, đây sẽ là vùng chứa các ô phía trên ô công thức trong cột số thứ tự.

Cách kéo số thứ tự trong Excel bằng cách sử dụng chức năng Fill Series (Chuỗi)

Nếu bạn chưa thấy chức năng Fill trên thanh Ribbon của Excel, bạn có thể kích hoạt nó theo các bước sau:

Kích hoạt chức năng Auto Fill (nếu cần):

Bước 1: Nhấp vào tab File (Tệp).

Hãy mở thư mục 

Bước 2: Chọn vào mục Options (Tùy chọn).

Vào phần tùy chọn 

Bước 3: Trong hộp thoại Excel Options, chọn Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon). Ở khung bên trái, chọn All Commands (Tất cả lệnh) từ danh sách thả xuống. Tìm và chọn mục Fill Series or Pattern (Điền chuỗi hoặc mẫu).

Chỉ 3 thao tác 

Bước 4: Ở khung bên phải, trong danh sách Main Tabs (Tab chính), tìm và mở rộng cây thư mục Home (Trang chủ). Nhấp chuột phải vào Home và chọn Add new Group (Thêm nhóm mới). Bước 5: Chọn nhóm mới vừa tạo. Sau đó, chọn lại Fill Series or Pattern ở khung bên trái và nhấp vào nút Add >> (Thêm). Cuối cùng, nhấp OK.

Thêm vào nhóm 

Sau đó, bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự bằng công cụ Fill > Series:

Bước 1: Mở tệp Excel của bạn. Nhập số thứ tự bắt đầu vào ô đầu tiên của dãy số (ví dụ: nhập 1 vào ô A2). Sau đó, chọn ô này.
Bước 2: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm lệnh Editing (Chỉnh sửa), nhấp vào nút Fill (Điền) và chọn Series... (Chuỗi...).

Lưu ý về các loại chuỗi số:

Trong hộp thoại Series, bạn sẽ thấy các tùy chọn sau:

• Linear: Tạo dãy số tăng hoặc giảm đều đặn theo một bước nhất định.
• Growth: Tạo dãy số nhân theo một hệ số nhất định (lũy tiến).
• Date: Tạo dãy ngày tháng theo các khoảng thời gian khác nhau (ngày, tuần, tháng, năm).
• AutoFill: Tự động điền dựa trên mẫu hoặc xu hướng Excel nhận diện được (tương tự như kéo thả).

Bước 3: Trong hộp thoại Series:

Chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo hàng ngang, hoặc chọn Columns nếu bạn muốn đánh số theo cột dọc. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ chọn Columns để đánh số thứ tự thông thường.

• Trong mục Type (Loại), chọn Linear để tạo dãy số tăng dần.
• Trong mục Step value (Giá trị bước), nhập số gia bạn muốn (thường là 1 để tăng dần 1 đơn vị).
• Trong mục Stop value (Giá trị dừng), nhập số cuối cùng bạn muốn trong dãy số thứ tự.
• Nhấp OK.
• Excel sẽ tự động điền dãy số thứ tự theo các thiết lập bạn đã chỉ định.

Câu hỏi thường gặp

Có thể bắt đầu dãy số thứ tự từ một số khác 1 được không?

Được, bạn chỉ cần nhập số bắt đầu mong muốn vào ô đầu tiên và sau đó sử dụng bất kỳ phương pháp nào (kéo thả, Fill > Series, hoặc công thức) để tạo dãy số tiếp theo.

Nhanh chóng dễ làm 

Kết Luận

Tóm lại, việc nắm vững các cách đánh số thứ tự trong Excel, từ kéo thả đơn giản đến dùng hàm SEQUENCE hay SUBTOTAL, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu và phiên bản Excel bạn đang sử dụng để quản lý dữ liệu một cách chuyên nghiệp.