Power Query trong Excel là gì? Hướng dẫn cách sử dụng Power Query trong Excel chuyên nghiệp bằng Microsoft Excel

Power Query trong Excel, hay còn gọi là Microsoft Power Query, là công cụ không thể thiếu đối với công việc phân tích và xử lý dữ liệu. Công cụ này hỗ trợ người dùng tối đa trong việc nhập, xử lý, biến đổi và lưu trữ lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn khác nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc sử dụng thành thạo Excel Query sẽ giúp bạn giảm tải được phần lớn công việc thủ công và nâng cao đáng kể hiệu suất công việc so với phương pháp truyền thống. Cùng Viettablet tìm hiểu về cách sử dụng ngay nhé. 

Đơn giản dễ thực hiện 

Microsoft Power Query là gì?

Microsoft Power Query là công cụ thông minh được tích hợp sẵn trong Microsoft Excel giúp người dùng thực hiện các thao tác truy vấn và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách linh hoạt và tiện lợi. 

Những lợi ích mà Power Query trong Excel mang lại

Khả năng kết nối đa nguồn

Nhờ Power Query mà người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng làm việc với các bảng dữ liệu lớn mà không cần phải sao chép hoặc di chuyển dữ liệu thủ công. Khả năng kết nối của công cụ này vô cùng lớn: 

• Tệp cục bộ: Các bảng tính Excel khác, tập tin văn bản, thư mục...
• Cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu SQL, Access, Oracle.
• Dịch vụ đám mây và Web: Azure SQL Database, SharePoint, Salesforce, hay thậm chí là dữ liệu từ các trang web.

Tiện lợi gói gọn vào file nhỏ 

Sức mạnh biến đổi dữ liệu

Power Query cho phép người dùng trích xuất dữ liệu từ các nguồn này và thực hiện các thao tác phức tạp như: Lọc, sắp xếp, tổng hợp và tính toán trực tiếp trong Excel. Kết hợp và gộp nhiều bảng dữ liệu lại với nhau một cách logic.

Đồ họa trực quan 

Mặc dù đây là công cụ liên quan đến tính toán và số liệu phức tạp nhưng Excel Query lại sở hữu giao diện đồ họa vô cùng trực quan và thân thiện với người dùng. Người dùng có thể tạo các truy vấn dữ liệu bằng cách sử dụng các bước và bảng điều khiển trong Power Query Editor, điều này thực sự hữu ích đối với những người không có kinh nghiệm về lập trình hoặc truy vấn dữ liệu SQL.

Hướng dẫn cách dùng Power Query

Bước 1: Đầu tiên cần tạo trang tính với tên là Cars.xlsx: Chứa bảng dữ liệu cơ bản với các cột: Make (hãng sản xuất), Model (mẫu xe), Color (màu sắc) và Year (năm sản xuất).

Chia thành các cột

Bước 2: Trucks.xlsx: Chứa bảng dữ liệu tương tự Cars.xlsx (cùng cấu trúc cột), nhưng với các biến khác.

Đơn giản dễ hiểu

Bước 3: Xe.xlsx: Một file Excel trắng mới, nơi chúng ta sẽ sử dụng Power Query để kết hợp dữ liệu từ hai file trên.

Đưa dữ liệu tới Power Query Editor

Bước 1: Mở file Xe.xlsx.

Bước 2: Tìm đến tab Data trên thanh công cụ.

Bước 3: Chọn Get Data > Chọn From File > Nhấn tiếp vào From Workbook.

Chỉ 3 bước đơn giản 

Bước 4: Chọn và mở tệp Cars.xlsx.

Bước 5: Menu Power Query Navigator sẽ xuất hiện. Nhấn vào trang tính Cars để xem bản xem trước.

Lưu thành các tệp

Bước 6: Chọn Transform Data để mở dữ liệu trong trình chỉnh sửa Power Query Editor.

Thao tác cơ bản trong Power Query Editor

Dữ liệu trong Power Query Editor được hiển thị tương tự như bảng Excel (hàng và cột).

Để kết hợp thông tin, bạn cần tải cả hai bảng dữ liệu lên Power Query Editor:

Bước 1: Trong Power Query Editor, nhấn chọn New Source ở góc trên bên phải.

Chỉ với 2 bước

Bước 2: Chọn File > nhấn vào Excel > Chọn tệp Trucks.xlsx.

Chọn đúng tệp

Bước 3: Bộ điều hướng sẽ hiện ra > chọn vào trang tính Trucks rồi nhấn OK.

Thao tác xong, bạn sẽ thấy cả hai trang tính Cars và Trucks nằm trong thanh công cụ bên trái.

Kết hợp nhiều bảng dữ liệu

Bước 1: Nhấn chọn vào bảng Cars trong thanh công cụ.

Vào thanh công cụ 

Bước 2: Chọn Append Queries trong phần Combine.

Sau khi hoàn tất hãy nhấn OK

Bước 3: Trong hộp thoại Append, chọn bảng Trucks trong mục Table to append, sau đó nhấn OK để xác nhận > Dữ liệu từ Trucks.xlsx sẽ được thêm vào cuối bảng Cars.

Tải dữ liệu đã kết hợp vào trang tính Excel

Bước 1: Chọn vào Close & Load ở góc trên bên phải của Power Query Editor.

Bước 2: Bảng dữ liệu đã kết hợp (từ Cars và Trucks) sẽ được tạo ra dưới dạng một bảng mới trong file Xe.xlsx.

Câu hỏi thường gặp

Power Query có miễn phí không?

Có. Power Query được tích hợp sẵn trong Microsoft Excel từ phiên bản Excel 2016 trở đi. Nếu bạn có bản quyền sử dụng Microsoft Office, bạn có thể sử dụng bất cứ lúc nào. 

Power Query và công thức Excel khác nhau điểm nào?

Power Query tập trung vào việc nhập và biến đổi cấu trúc dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp tự động hóa quá trình làm sạch dữ liệu. Công thức Excel tập trung vào tính toán trên dữ liệu đã có trong bảng tính. 

Thông minh và tiện lợi

Công cụ này khó sử dụng không? 

Không. Power Query có giao diện đồ họa vô cùng trực quan với các nút bấm dễ hiểu để thực hiện các thao tác phức tạp như lọc, gộp bảng.

Kết luận 

Để xử lý tốt mọi công việc và tăng thêm tính chuyên nghiệp, bạn nên lựa chọn sử dụng bộ phần mềm Office có bản quyền để luôn được cập nhật và sử dụng trọn bộ các tính năng mới nhất từ Microsoft.

Viettablet.com