Các bước tạo lịch trên Google Sheet đơn giản, nhanh chóng

Việc tạo lịch trên Google Sheet rất cần thiết và được xem là kỹ năng quan trọng mà mỗi người đều cần trang bị. Bạn có thể thực hiện bằng nhiều cách từ sử dụng ngay các mẫu lịch có sẵn hoặc tự tạo lịch mới thông qua các công thức và hàm trong Google Sheets.

Sau đây là bài viết hướng dẫn nhanh các bước tạo lịch trên Google Sheet đơn giản nhất, mời bạn cùng xem nhé!

Khi nào cần tạo lịch trên Google Sheet?

Nhu cầu tạo lịch trên Google Sheet luôn rất cần thiết vì nó sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong việc quản lý thời gian biểu, lập kế hoạch cá nhân khoa học cho công việc và học tập, theo dõi quá trình công việc hay sắp xếp lịch đăng bài. Đặc biệt, tính năng này rất hữu ích dành cho các đối tượng là học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng hay marketer.

Cụ thể sau đây là những trường hợp mà bạn cần tạo lịch trên Google Sheet:

Theo dõi và quản lý tiến độ công việc: Điều này giúp bạn dễ dàng nắm được các nhiệm vụ cùng quá trình thực hiện đến đâu trong từng ngày, từng tuần hoặc từng tháng một cách khoa học.

Tạo thời khóa biểu cho cá nhân: Tạo lịch cụ thể về các công việc cần phải hoàn thành trong mốc thời gian nhất định, tránh tình trạng bạn quên làm hoặc làm không đúng lúc. 

Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Với từng lịch trình cụ thể, rõ ràng, mọi nội dung thông tin và kế hoạch sẽ dễ dàng chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm.

Tạo báo cáo tự động hóa: Kết hợp lịch trên Google Sheet cùng các công thức tính toán giúp tự động hóa báo cáo hoặc thống kê công việc hiệu quả.

Hỗ trợ lưu trữ các nội dung quan trọng: Việc tạo lịch rõ ràng sẽ giúp bạn có thể lưu trữ thông tin về thời gian, địa điểm của các sự kiện, cuộc họp quan trọng.

Tóm lại, việc tạo lịch trên Google Sheet rất hữu ích cho từng cá nhân, nhóm cộng đồng lẫn doanh nghiệp trong thực tiễn cuộc sống. Chúng không chỉ tối ưu hóa thời gian cho người sử dụng mà còn hỗ trợ tiến độ kế hoạch, công việc diễn ra chính xác và khoa học.

Hướng dẫn các bước tạo lịch trên Google Sheets

Tạo lịch trên Google Sheets bằng các mẫu có sẵn

Dùng sẵn những mẫu template lịch sẵn có trên Google Sheet giúp bạn có thể sử dụng ngay một khung thời gian cụ thể mà không phải mất thời gian thiết kế từ đầu. Cách thực hiện chi tiết gồm các bước sau:

Bước 1: Tại trang chủ Google Sheet, bạn sẽ thấy mục tạo file mới > Nhấp chọn From a template.

Bước 2: Tại giao diện này, bạn chọn vào Template gallery (Thư viện mẫu) rồi chọn mẫu Calendar hoặc Schedule.

Bước 3: Bảng tính giúp bạn tạo thời khóa biểu, bạn cần chuẩn bị nội dung và chỉnh sửa ngày tháng năm sao cho phù hợp.

Bước 4: Sau khi hoàn thành, bạn có thể chọn Share > Chọn Share with others > Chọn copy link sau đó nhấn vào chữ Done vài gửi liên kết chia sẻ cho người khác cùng xem. Trong trường hợp bạn muốn dừng lại, hãy chọn File rồi click Make a copy để lưu bản mẫu.

Tạo lịch trên Google sheets từ mẫu bên thứ ba

Ngoài cách đơn giản và phổ biến là sử dụng mẫu lịch có sẵn, bạn còn có thể tạo lịch Google Sheets thông qua các mẫu tải từ bên thứ ba.

Lịch Vertex42

Để thực hiện, bạn cần phải truy cập vào trang web Vertex42 và tìm các template lịch. Trang web hiện cung cấp mẫu lịch cho Excel nên bạn sẽ tìm những mẫu lịch có ký hiệu GS, sau đó chọn phiên bản tải xuống cho Google Sheets bằng cách nhấn vào Get the Template.

Lịch trên Spreadsheet Class

Cách này đơn giản hơn khi bạn chỉ cần truy cập vào trang web Spreadsheet Class https://www.spreadsheetclass.com/google-sheets-calendar-templates/ rồi tìm tới link tải mẫu lịch.

Lịch Smartsheet

Smartsheet là một nền tảng nổi tiếng khi có nhiều mẫu lịch chuyên nghiệp được thiết kế riêng dành cho Google Sheets. Vì vậy, Smartsheet rất được nhiều người dùng yêu thích đặc biệt là khi muốn chèn lịch trên Google Sheet. Cách thực hiện chi tiết: 

Bước 1: Bạn truy cập vào Smartsheet https://www.smartsheet.com/free-google-calendar-templates và tìm liên kết tải mẫu lịch phù hợp.

Bước 2: Lúc này, bạn có thể lướt qua các mẫu lịch có sẵn và chọn mẫu lịch bạn ưng ý nhất.

Những mẫu lịch từ Smartsheet sẽ hỗ trợ bạn tạo ra một lịch làm việc hợp lý cũng như mang đến sự linh hoạt trong việc chỉnh sửa thông tin, nội dung lịch trình theo từng cá nhân cụ thể. 

Tự tạo lịch hoàn toàn mới trên Google Sheets

Việc chủ động tạo một lịch trực tiếp trong Google Sheet giúp bạn tổ chức mọi thứ chính xác và hiệu quả hơn. Cách là đơn giản với các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Google Sheets và chọn Trang trống để bắt đầu một trang tính mới. Trong hàng A (từ A1 đến G1), bạn chọn vào Hợp nhất ô. 

Tiếp theo, bạn hãy nhập tên tháng mà mình muốn tạo lịch, tạo tiêu đề nổi bật bằng cách căn giữa nội dung, in đậm chữ và tăng kích thước phông chữ tùy ý.

Bước 2: Tại ô B1, bạn nhập Thứ Hai là ngày đầu tiên của tuần. Sau đó, bạn kéo chuột qua 7 cột tiếp theo của hàng B. Google Sheets sẽ điền các ngày còn lại trong tuần một cách tự động.

Bước 3: Bạn cần xác định ô tương ứng với ngày đầu tiên của tháng.

Lưu ý: Sau khi điền hết các ngày của một tuần, bạn nên chừa trống hàng kế tiếp. Việc này giúp bạn có thể dễ dàng thêm thông tin vào lịch mà không gây rối mắt.

Bước 4: Sau khi hoàn thành tuần tự các bước trên, bạn đã sở hữu một bộ lịch làm việc cho riêng mình. Lúc này, bạn có thể tự do định dạng lại lịch để phù hợp hơn với nhu cầu sử dụng hoặc sở thích cá nhân.

Một số gợi ý tùy chỉnh và định dạng lịch phổ biến và đẹp mắt nhất:

Thay đổi kích thước của hàng trống: Dùng chuột để mở rộng các ô, tạo không gian lớn cho việc ghi chú thông tin sự kiện, lịch trình.

Định dạng phông chữ và phối màu: Chọn phông chữ phù hợp, dễ đọc, kết hợp màu sắc để làm nổi bật một số thông tin, dữ liệu đáng chú ý hơn.

In đậm các số ngày: Điều này tuy đơn giản nhưng sẽ giúp bộ lịch trực quan, sinh động hơn. 

Tô màu nền sáng cho hàng số Ngày: Tạo sự phân biệt rõ ràng giữa các hàng và các nội dung thông tin khác.

Đánh dấu cuối tuần: Có thể chọn màu nền xám nhạt cho Thứ Bảy và Chủ Nhật để dễ nhận diện các ngày nghỉ.

Bước 5: Sau cùng, bạn hãy nhấp chuột phải vào tên thẻ Tab, chọn vào Nhân bản để sao chép lịch tháng. Lúc này, bản cần cập nhật lại ngày phù hợp với tháng mới. 

Một số lưu ý quan trọng khi tạo lịch trên Google Sheet

Nhằm giúp tối ưu hóa việc tạo cũng như sử dụng lịch trên Google Sheet, người dùng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

Lựa chọn mẫu lịch phù hợp: Đây là tiêu chí rất quan trọng giúp mẫu lịch chứa trọn vẹn những thông tin mà bạn cần quản lý và kiểm soát theo từng mốc thời gian nhất định.

Cập nhật ngày và tháng chính xác: Bạn nên chắc chắn rằng mình đã nhập ngày tháng đúng, điều này giúp hạn chế việc nhầm lẫn khi lập một lịch trình hay kế hoạch cho công việc, học tập. 

Chỉnh kích thước ô cho phù hợp: Giúp bạn dễ dàng nhìn thấy và nhập dữ liệu đầy đủ, chính xác.

Tùy chỉnh định dạng phù hợp” Bạn có thể thay đổi màu sắc và phông chữ sao cho phù hợp với nhu cầu của mình, nhằm làm nổi bật các thông tin quan trọng, giúp bạn không bỏ qua các sự kiện, công việc cấp bách. 

Không nhập quá nhiều dữ liệu vào một ô: Để giúp lịch trình hiển thị rõ ràng và không bị rối mắt, cách tốt nhất là bạn nên tránh việc nhập quá nhiều thông tin dữ liệu trong nội dung một ô. 

Nếu bạn tuân thủ đúng theo các lưu ý quan trọng như trên, việc tạo dựng và sử dụng lịch trên Google Sheet sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết, từ đó hiệu quả công việc cũng sẽ được cải thiện đáng kể.

Kết luận

Chỉ với các thao tác tạo lịch trên Google Sheet đơn giản như trên là bạn đã có thể sở hữu được lịch làm việc trực quan, kế hoạch bài bản, rõ ràng, hỗ trợ tốt trong vấn đề kiểm soát tiến độ, quản lý thời gian hiệu quả. Đừng quên theo dõi tiếp Viettablet để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích nhất!

Viettablet.com