6 cách tìm kiếm dữ liệu trong Excel nhanh – chuẩn – hiệu quả

Tìm kiếm trong Excel là kỹ năng quan trọng giúp bạn xử lý dữ liệu nhanh và chính xác. Khi làm việc với bảng tính lớn, tìm ra thông tin cần thiết nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 6 cách tìm kiếm trong Excel hiệu quả. Bạn sẽ nắm được các công cụ quan trọng từ cơ bản đến nâng cao, giúp làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, Viettablet - Chiến thần định giá là trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý dữ liệu giá trị trong quá trình làm việc.

Sử dụng tính năng Filter để lọc và tìm kiếm dữ liệu

Filter là công cụ đơn giản và mạnh mẽ để tìm kiếm trong Excel mà nhiều người hay bỏ qua. Khi bạn áp dụng Filter, Excel sẽ tạo các mũi tên ở đầu cột, cho phép bạn lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn có danh sách khách hàng và muốn tìm những người tên “An”, chỉ cần bật Filter, nhập “An” vào ô tìm kiếm, Excel sẽ lọc và hiển thị chính xác các dòng liên quan. Cách này giúp bạn không phải lướt từng dòng dữ liệu mà vẫn nhanh chóng tìm ra thông tin cần thiết.

Sử dụng tính năng Filter để lọc và tìm kiếm dữ liệu

Tìm kiếm bằng công cụ Find (Ctrl + F) trong Excel

Công cụ Find là cách nhanh nhất để tìm kiếm từ khóa trong sheet Excel. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + F, hộp thoại tìm kiếm sẽ hiện ra cho phép nhập từ khóa cần tìm.

Find sẽ giúp bạn tìm dữ liệu trong sheet hiện tại, và đưa bạn đến vị trí chính xác của từ khóa. Đây là cách tiện lợi khi bạn muốn tìm nhanh một hoặc vài dữ liệu cụ thể.

Tìm kiếm bằng công cụ Find (Ctrl + F) trong Excel

Tìm kiếm hàng loạt nội dung giống nhau trong bảng tính

Trong bảng tính có nhiều dữ liệu giống nhau, việc tìm kiếm và xử lý hàng loạt rất cần thiết. Bạn có thể sử dụng công cụ Find để tìm nhiều kết quả cùng lúc.

Khi nhấn Find All, Excel sẽ liệt kê tất cả vị trí có dữ liệu giống nhau. Bạn có thể chọn cùng lúc các ô này để chỉnh sửa hoặc sao chép nhanh chóng. Đây là cách tìm kiếm trong Excel giúp làm việc với dữ liệu trùng lặp hiệu quả.

Tìm kiếm dữ liệu trên nhiều Sheet cùng lúc

Khi dữ liệu nằm rải rác trên nhiều sheet, tìm kiếm trên từng sheet sẽ mất thời gian. Excel cho phép bạn mở rộng phạm vi tìm kiếm trên toàn bộ Workbook.

Trong hộp thoại Find, bạn chọn Options rồi thay đổi phạm vi tìm kiếm tại mục Within thành Workbook. Nhập từ khóa và nhấn Find All, Excel sẽ hiển thị danh sách vị trí chứa dữ liệu trên tất cả sheet trong file.

Điều này giúp bạn nhanh chóng tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet mà không cần dò tìm thủ công. Với cách tìm kiếm trong Excel này, quản lý và phân tích dữ liệu trên file lớn sẽ đơn giản hơn nhiều.

Tìm kiếm dữ liệu trên nhiều Sheet cùng lúc

Tìm kiếm dữ liệu theo định dạng văn bản

Đôi khi bạn cần tìm những ô có định dạng nhất định thay vì tìm theo nội dung. Excel hỗ trợ tìm kiếm theo định dạng thông qua tính năng Find nâng cao.

Trong hộp thoại Find, bạn chọn Options rồi vào mục Format để chỉ định định dạng cần tìm, ví dụ như màu nền, kiểu chữ hoặc định dạng số. Excel sẽ tự động tìm ra các ô có định dạng tương ứng.

Cách tìm kiếm trong Excel theo định dạng này rất hữu ích khi bạn muốn rà soát hoặc chuẩn hóa dữ liệu trước khi báo cáo hoặc phân tích. Nó giúp bạn quản lý dữ liệu có hệ thống và chuyên nghiệp hơn.

Tìm kiếm dữ liệu theo định dạng văn bản

Tìm kiếm ô có chứa công thức trong Excel

Khi cần kiểm tra hoặc chỉnh sửa các công thức trong bảng tính, bạn không cần dò thủ công từng ô. Tính năng Go To Special trong Excel sẽ giúp bạn tìm nhanh tất cả ô có công thức.

Bạn chỉ cần vào tab Home, chọn Find & Select, rồi chọn Go To Special. Trong hộp thoại hiện ra, bạn tích chọn mục Formulas và nhấn OK. Excel sẽ tự động chọn tất cả các ô chứa công thức.

Điều này giúp bạn rà soát và xử lý công thức nhanh, chính xác hơn. Với các bảng tính phức tạp, cách tìm kiếm trong Excel này giúp giảm thiểu lỗi và tăng hiệu suất làm việc. Viettablet - Chiến thần định giá cũng hỗ trợ bạn quản lý dữ liệu, đặc biệt khi cần định giá tài sản dựa trên các công thức tính toán.

Kết luận

Tìm kiếm trong Excel là kỹ năng không thể thiếu để làm việc hiệu quả với dữ liệu lớn. Việc thành thạo các cách tìm kiếm như Filter, Find, tìm kiếm trên nhiều Sheet hay theo định dạng và công thức sẽ giúp bạn thao tác nhanh và chính xác hơn. Bên cạnh đó, công cụ hỗ trợ như Viettablet - Chiến thần định giá sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu một cách toàn diện và chuyên nghiệp hơn.

Hãy bắt đầu áp dụng ngay những cách tìm kiếm trong Excel mà bài viết đã giới thiệu để nâng cao năng suất và chất lượng công việc của bạn. Đừng quên luyện tập thường xuyên và tận dụng mọi tính năng Excel cung cấp. Bạn sẽ thấy việc xử lý dữ liệu trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều.