Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel nhanh chóng, đơn giản năm 2025

Việc đánh số thứ tự thủ công cho từng hàng, từng cột trong Excel có thể khiến bạn mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, bạn đừng lo lắng! Bài viết này sẽ bật mí 4 cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel kỳ đơn giản và nhanh chóng, giúp bạn quản lý số liệu hiệu quả hơn bao giờ hết.

Ứng dụng miễn phí nhưng tiện ích 

Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là gì? 

Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là tạo ra một dãy số thứ tự tự động tăng dần hoặc theo một quy luật nhất định nào đó trong bảng tính Excel. Thay vì phải mất thời gian gõ thủ công từng số một, các phương pháp này cho phép Excel tự động điền các số thứ tự một cách nhanh chóng, dễ dàng. 

Kéo chuột để đánh số thứ tự (AutoFill)

Cách này vô cùng nhanh và đơn giản, tuy nhiên chỉ phù hợp cho những bảng dữ liệu không quá lớn:

Bước 1: Bạn cần nhập hai số đầu tiên liên tiếp vào 2 ô liền kề (theo chiều dọc hoặc ngang) mà bạn muốn đánh số thứ tự.

Đánh vào 2 ô gần nhau

Bước 2: Chọn cả hai ô vừa nhập (A2 và A3) > Di chuột đến góc dưới bên phải của ô cuối cùng (A3) cho đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng + > Nhấn giữ và kéo chuột xuống (hoặc sang ngang) đến hết vùng bạn muốn đánh số.

Tiến hành kéo 

Hướng dẫn cách sử dụng công thức đơn giản

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô khởi đầu. Tại ô tiếp theo, nhập công thức:="vị trí ô vừa điền" + x

Với:

• Vị trí ô vừa điền: Là địa chỉ của ô chứa số thứ tự ngay phía trên (hoặc bên trái).
• x: Là bước nhảy (khoảng cách giữa hai số thứ tự liên tiếp).

Ví dụ: Nếu muốn đánh 1, 2, 3,... thì x là 1. Nếu muốn đánh 1, 3, 5,... thì x là 2 > Sau đó nhấn Enter để hoàn tất.

Nhập công thức phía trên 

Bước 2: Di chuột đến góc dưới bên phải của ô vừa nhập công thức (biểu tượng dấu cộng +) > Nhấn giữ và kéo chuột đến hết vùng bạn muốn đánh số tự động.

Vậy là đã nhận được kết quả 

Áp dụng tính năng AutoFill (Fill Series)

Tính năng này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát việc đánh số thứ tự.

Bước 1: Nhập số thứ tự đầu tiên vào ô khởi đầu. Sau đó, vào thẻ Home > Chọn Fill > Chọn Series. (Với Excel 2016 trở xuống, bạn có thể tìm thấy trong Editing > Fill > Series).

3 bước đơn giản

Lúc này cửa sổ Series sẽ hiện: 

• Series in: Chọn Rows nếu đánh số theo hàng hoặc Columns nếu đánh số theo cột.
• Linear: Đánh số tăng dần đều (phổ biến nhất).
• Growth: Đánh số theo kiểu lũy tiến.
• Date: Đánh số theo ngày tháng (sẽ hiển thị thêm Date Unit).
• AutoFill: Tự động điền.
• Step value (Bước nhảy): Khoảng cách giữa các số thứ tự.
• Stop value (Giá trị cuối): Số cuối cùng bạn muốn đánh.

Bạn hãy nhấn OK để tiếp tục 

Bước 2: Sau khi đã thiết lập các thông số, nhấn OK.

Lúc này STT đã được tự động thực hiện 

SUBTOTAL kết hợp với IF

Ví dụ bạn đang có một danh sách lẫn lộn cả ô có dữ liệu và ô trống, và bạn chỉ muốn đánh số thứ tự cho các ô có dữ liệu.

Bước 1: Điền công thức sau vào ô đầu tiên cần điền số thứ tự (ví dụ: ô A2):=IF(B2="","",SUBTOTAL(3,$B$2:B2))

Giải thích công thức:

Hàm chính là IF:

• Nếu ô B2 trống (B2=""), thì trả về ô trống ("").
• Nếu ô B2 không trống, thì dùng SUBTOTAL để đánh số thứ tự.
• Trong hàm SUBTOTAL:
• function_num là 3: Tương ứng với chức năng COUNTA (đếm ô không trống).
• ref1 là $B$2:B2: Đếm các ô không trống trong phạm vi từ ô B2 (được cố định bằng $) đến ô B2 hiện tại. Khi sao chép công thức xuống, B2 (phía sau dấu $) sẽ tự động tăng thành B3, B4, v.v., giúp đếm đúng số thứ tự tăng dần.

Sắp xếp có trật tự

Bước 2: Sau khi nhập công thức thành công, nhấn Enter. Sau đó, kéo sao chép công thức xuống hết bảng dữ liệu của bạn.

Tiến hành coppy paste

Lưu ý:

• Chỉ áp dụng khi đánh số thứ tự theo cột.
• Khi sử dụng Filter, số thứ tự sẽ được đánh lại từ đầu.
• Cú pháp:=IF(logical_test, value_if_true, SUBTOTAL(function_num, ref1,...))
• Trong đó:
• Hàm IF (IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)):
• logical_test: Điều kiện (ví dụ: ô có dữ liệu hay không).
• value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai. Ở đây, chúng ta dùng hàm SUBTOTAL.
• Hàm SUBTOTAL (SUBTOTAL(function_num, ref1,...)):
• function_num: Con số xác định chức năng thực hiện.
• 1 - 11: Bỏ qua các ô đã lọc, giữ lại các hàng ẩn thủ công.
• 101 - 111: Bỏ qua cả ô đã lọc và ô ẩn thủ công.
• Khi gõ hàm, Excel sẽ hiển thị danh sách để bạn chọn.
• ref1, ref2,...: Vùng tham chiếu. ref1 là bắt buộc.

Sử dụng hàm COUNTA lồng với IF

Bạn cũng có thể sử dụng IF kết hợp với COUNTA với cú pháp:=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2))

Kết quả hiển thị ban đầu của cả hai cách (SUBTOTAL và COUNTA) là như nhau. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ rệt khi bạn lọc dữ liệu:

• SUBTOTAL: Khi bạn lọc dữ liệu, SUBTOTAL sẽ đánh lại số thứ tự chỉ cho các hàng hiển thị. Điều này rất tiện lợi nếu bạn muốn sao chép danh sách đã lọc sang một bảng khác hoặc gửi đi.
• COUNTA: COUNTA sẽ giữ nguyên số thứ tự ban đầu, ngay cả khi bạn lọc dữ liệu. Cách này hữu ích khi bạn muốn duy trì số thứ tự gốc để dễ dàng tra cứu và theo dõi dữ liệu tổng thể.

Kết hợp giữa 2 hàm 

Câu hỏi thường gặp - Đánh số thủ công có quan trọng không?

Có, việc đánh số thứ tự tự động trong Excel mang lại nhiều lợi ích. Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức, đặc biệt với các bảng dữ liệu lớn, đồng thời giảm thiểu sai sót như bỏ sót hoặc trùng lặp số. 

Thực hiện dễ dàng 

Kết luận 

Việc đánh số thứ tự tự động không khó như bạn nghĩ, chỉ cần bạn làm như công thức là thành công. 

Viettablet.com