Hướng dẫn cách tô màu trong excel theo điều kiện chữ

Làm việc với bảng tính Excel không chỉ là nhập dữ liệu, mà còn là cách bạn trình bày để người xem dễ hiểu và dễ theo dõi hơn. Khi bảng tính ngày càng nhiều dòng, nhiều cột, việc tìm kiếm thông tin quan trọng sẽ trở nên khó khăn nếu mọi thứ đều có màu sắc giống nhau. Đó là lúc bạn nên tận dụng tính năng cách tô màu trong excel theo điều kiện chữ – một công cụ cực kỳ hữu ích giúp làm nổi bật các ô chứa từ khóa hoặc nội dung cụ thể. Tính năng này không chỉ giúp bảng tính trực quan hơn mà còn tiết kiệm thời gian kiểm tra và phân tích dữ liệu. Trong bài viết này, Viettablet – Chiến Thần Định Giá sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chức năng này một cách đơn giản và dễ hiểu nhất, dù bạn chưa rành Excel cũng có thể làm theo được.

Tô màu theo điều kiện chữ trong Excel là gì?

Tô màu theo điều kiện chữ trong Excel là gì?

Tô màu theo điều kiện chữ trong Excel là một tính năng thuộc nhóm Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện), cho phép người dùng tự động thay đổi màu sắc của ô tính (cell) dựa trên nội dung chữ cụ thể mà ô đó chứa.

Nói cách khác, khi bạn đặt ra một điều kiện như: "Nếu ô chứa từ Hoàn thành thì tô màu xanh", thì Excel sẽ tự động quét toàn bộ vùng dữ liệu được chọn và tô màu chỉ những ô nào có chứa từ đó. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn làm nổi bật các trạng thái công việc, phân loại nhóm khách hàng, lọc thông tin nhanh hoặc tạo báo cáo dễ nhìn hơn mà không cần thao tác thủ công.

Tính năng này hoạt động tốt với cả:

• Các ô chứa từ chính xác (ví dụ: “PSY”)
• Các ô chứa một phần từ khóa (ví dụ: chứa chữ “trễ” trong “Giao trễ”)
• Có thể áp dụng linh hoạt với nhiều màu sắc và kiểu định dạng khác nhau.

Các bước tô màu ô trong Excel theo điều kiện chữ

Các bước tô màu ô trong Excel theo điều kiện chữ

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần áp dụng

Đầu tiên, bạn cần xác định phạm vi dữ liệu muốn áp dụng định dạng. Hãy dùng chuột để bôi đen toàn bộ các ô có thể chứa nội dung chữ cần làm nổi bật.

Bước 2: Truy cập công cụ định dạng có điều kiện

Sau khi đã chọn vùng dữ liệu, bạn chuyển sang tab Home trên thanh công cụ. Tại đây, nhấn vào Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện), rồi chọn Highlight Cells Rules > Text that Contains (Chữ chứa...).

Bước 3: Nhập điều kiện chữ

Lúc này, Excel sẽ hiển thị một ô nhập liệu. Bạn chỉ cần gõ vào từ hoặc cụm từ mà bạn muốn tìm trong các ô đã chọn. Ví dụ: nếu bạn muốn tô màu các ô có chứa chữ “PSY”, chỉ cần nhập đúng cụm đó. Sau đó, bạn có thể chọn một màu sắc từ danh sách gợi ý hoặc nhấn Custom Format để chọn kiểu định dạng riêng (màu nền, màu chữ, kiểu chữ...).

Bước 4: Xác nhận để hoàn tất

Sau khi chọn xong định dạng mong muốn, nhấn OK. Kết quả là toàn bộ các ô có chứa nội dung chữ bạn vừa nhập sẽ được tô màu theo đúng kiểu bạn đã cài đặt.

Thiết lập điều kiện tô màu theo chữ cụ thể

Thiết lập điều kiện tô màu theo chữ cụ thể

Khi bạn muốn làm nổi bật những ô trong Excel có chứa một từ hoặc cụm từ nhất định, việc thiết lập điều kiện tô màu theo chữ sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đây là cách để Excel tự động tìm và định dạng các ô phù hợp mà bạn không cần Chọn loại điều kiện phù hợp

Sau khi đã chọn vùng dữ liệu cần áp dụng, bạn vào tab Home, nhấn chọn Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Text that Contains. Đây là tùy chọn cho phép bạn xác định các ô chứa nội dung chữ cụ thể.

Nhập từ khóa cần kiểm tra

Hộp thoại hiện ra sẽ có một ô để bạn nhập nội dung chữ mà mình muốn tìm. Ví dụ: bạn muốn Excel tự động tô màu các ô chứa từ “Đã giao”, chỉ cần nhập từ đó vào.

Ngay bên cạnh sẽ là phần chọn kiểu định dạng. Bạn có thể chọn màu nền, màu chữ theo gợi ý sẵn hoặc nhấn Custom Format để thiết kế định dạng riêng theo ý thích – như chọn chữ màu trắng nền xanh, hoặc chữ đậm nền vàng.

Sau khi hoàn tất, nhấn OK và bạn sẽ thấy những ô phù hợp được tô màu ngay lập tức, giúp bảng tính trở nên dễ đọc và dễ theo dõi hơn.

Một số lưu ý khi tô màu theo điều kiện chữ trong Excel

Một số lưu ý khi tô màu theo điều kiện chữ trong Excel

• Chữ viết hoa và viết thường không phân biệt: Khi sử dụng điều kiện chữ, Excel sẽ không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Do đó, dù bạn nhập “Hoàn thành” hay “HOÀN THÀNH”, hệ thống vẫn nhận diện giống nhau.
• Tránh nhập sai khoảng trắng: Nếu ô dữ liệu có khoảng trắng ở đầu hoặc cuối thì có thể làm sai kết quả định dạng. Hãy chắc chắn rằng dữ liệu không bị dư khoảng trắng để Excel nhận đúng điều kiện.
• Chọn đúng phạm vi dữ liệu: Trước khi thiết lập định dạng có điều kiện, bạn nên kiểm tra kỹ xem mình đã bôi đen đúng vùng ô cần áp dụng hay chưa. Nếu chọn sai, định dạng sẽ không đúng như mong muốn.
• Không đặt quá nhiều điều kiện chồng nhau: Nếu cùng một vùng dữ liệu có nhiều quy tắc định dạng khác nhau, Excel sẽ ưu tiên quy tắc nào ở trên cùng. Bạn nên kiểm tra lại trong phần “Manage Rules” để sắp xếp hợp lý.
• Nếu dùng công thức, hãy chắc chắn cú pháp đúng: Trong trường hợp bạn dùng công thức để tô màu theo điều kiện chữ, hãy kiểm tra kỹ cú pháp hàm, đặc biệt là địa chỉ ô tham chiếu đầu tiên trong vùng dữ liệu.

Tính năng tô màu theo điều kiện chữ trong Excel không chỉ giúp bảng tính trông bắt mắt hơn mà còn hỗ trợ bạn quản lý dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả hơn. Nhờ vào việc làm nổi bật các thông tin quan trọng hoặc phân loại nội dung theo nhóm cụ thể, bạn sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm tra và xử lý dữ liệu mà không cần lọc hay tìm kiếm thủ công. Dù là danh sách công việc, bảng theo dõi tiến độ hay báo cáo, chỉ với vài bước đơn giản như chọn vùng dữ liệu, thiết lập điều kiện và chọn màu sắc phù hợp, bạn đã có thể biến bảng tính trở nên trực quan và chuyên nghiệp hơn. Đừng quên kiểm tra lại định dạng và vùng áp dụng để tránh sai sót, và hãy luyện tập thêm để sử dụng tính năng này một cách linh hoạt trong công việc hằng ngày nhé!