Cách chuyển Excel sang PDF dễ dàng – Đầy đủ từ cơ bản đến nâng cao

Việc chuyển Excel sang PDF là một thao tác cực kỳ hữu ích, giúp định dạng bảng tính cố định khi chia sẻ, in ấn hoặc lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn dễ dàng thực hiện chuyển đổi mà không gặp khó khăn.

Chuyển Excel sang PDF trực tiếp ngay trên Excel

Microsoft Excel tích hợp sẵn chức năng lưu file dưới định dạng PDF mà không cần phần mềm ngoài. Để chuyển Excel sang PDF, bạn chỉ cần mở file Excel cần chuyển, sau đó chọn mục File trên thanh công cụ. Tiếp theo, nhấn Save As (hoặc Lưu thành nếu dùng bản tiếng Việt), chọn vị trí lưu trữ mong muốn. Tại hộp thoại hiện ra, mục Save as type, hãy chọn PDF (*.pdf). Cuối cùng, nhấn Save để hoàn tất quá trình.

Nếu muốn thiết lập thêm trước khi lưu, bạn có thể nhấn vào Options. Tại đây, bạn sẽ có lựa chọn lưu toàn bộ file, chỉ lưu một phần cụ thể hoặc chỉ lưu các trang đã chọn. Đây là cách chuyển Excel sang PDF nhanh chóng, thuận tiện, không cần bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào khác, đặc biệt phù hợp khi làm việc nội bộ hoặc cần chia sẻ gấp.

Cách lưu 1 sheet trong Excel sang PDF

Đôi khi bạn chỉ cần lưu một sheet duy nhất thay vì toàn bộ file Excel. Để thực hiện, bạn hãy mở sheet cần lưu, vào File > Save As, chọn định dạng PDF. Trong phần Options, hãy đánh dấu chọn vào mục Active sheet(s) để chỉ lưu sheet hiện tại. Sau đó, tiếp tục nhấn Save để xuất file PDF.

Việc chỉ lưu một sheet sẽ giúp file PDF gọn gàng, tránh làm người nhận bối rối bởi những dữ liệu không cần thiết. Đây là một phương pháp chuyển Excel sang PDF chính xác, phục vụ tốt nhu cầu gửi bảng biểu hoặc báo cáo nhanh chóng.

Cách chọn và lưu một sheet Excel thành file PDF nhanh chóng

Cách lưu chỉ 1 trang Excel thành PDF

Nếu file Excel của bạn quá lớn và bạn chỉ muốn lưu một trang duy nhất để đảm bảo dung lượng file nhẹ hoặc chỉ truyền tải thông tin cần thiết, hãy thiết lập vùng in trước. Bạn chọn vùng dữ liệu cần lưu, vào tab Page Layout, sau đó chọn Print Area > Set Print Area.

Sau đó, thực hiện thao tác File > Save As, chọn định dạng PDF như bình thường. Ở mục Options, bạn kiểm tra kỹ vùng chọn đã được xác định là Print Area. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng chuyển Excel sang PDF chỉ với nội dung cần thiết, tránh gây nặng file và đảm bảo nội dung chính xác.

Hướng dẫn lưu duy nhất một trang Excel thành PDF dễ dàng

Cách lưu nhiều sheet Excel thành 1 file PDF

Nếu cần lưu nhiều sheet cùng lúc vào một file PDF duy nhất, bạn hãy nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt chọn các sheet mong muốn. Sau đó, thực hiện thao tác lưu như bình thường: File > Save As > chọn định dạng PDF.

Trong hộp thoại Options, bạn cần chọn Entire workbook nếu muốn lưu toàn bộ, hoặc Selected sheets nếu chỉ lưu các sheet đang chọn. Phương pháp này giúp gộp dữ liệu nhiều phần vào chung một tài liệu PDF, tiện cho việc trình bày báo cáo hoặc chia sẻ tổng hợp, đồng thời tiết kiệm thời gian so với việc lưu từng sheet riêng biệt. Đây là một kỹ năng chuyển Excel sang PDF nâng cao mà người dùng chuyên nghiệp nên nắm vững.

Cách kết hợp nhiều sheet Excel thành một file PDF duy nhất

Cách chuyển Excel sang PDF bằng các công cụ trực tuyến

Bên cạnh việc sử dụng trực tiếp Excel, bạn còn có thể chuyển Excel sang PDF nhanh chóng thông qua các công cụ online miễn phí. Dưới đây là những lựa chọn phổ biến và đáng tin cậy.

Smallpdf – Giao diện đơn giản, chuyển nhanh

Smallpdf là một trong những công cụ trực tuyến nổi bật để chuyển Excel sang PDF. Trang web này có giao diện cực kỳ thân thiện với người dùng. Chỉ cần truy cập Smallpdf, chọn tính năng Excel to PDF, kéo thả file Excel vào giao diện hoặc tải file lên từ máy tính hoặc Google Drive. Quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, chỉ trong vài giây bạn đã có ngay file PDF hoàn chỉnh để tải xuống.

Chuyển đổi Excel sang PDF nhanh chóng với Smallpdf

Google Drive – Chuyển Excel sang PDF trực tiếp online

Google Drive cũng cho phép bạn chuyển Excel sang PDF mà không cần cài thêm phần mềm. Bạn chỉ cần tải file Excel lên Drive, mở file bằng Google Sheets. Sau đó, chọn File > Download > PDF Document (.pdf). Công cụ này phù hợp với người dùng làm việc online thường xuyên, giúp chuyển đổi nhanh ngay trên nền tảng đám mây.

Sử dụng Google Drive để chuyển Excel sang PDF trực tuyến

Convertio – Hỗ trợ nhiều định dạng

Convertio không chỉ hỗ trợ chuyển Excel sang PDF mà còn cho phép chuyển đổi giữa nhiều định dạng khác nhau như DOCX, PPTX, JPG, và nhiều hơn thế. Với Convertio, bạn có thể tải file từ máy tính, URL, Dropbox hoặc Google Drive, thực hiện chuyển đổi nhanh gọn mà không cần đăng ký tài khoản.

Convertio – Công cụ chuyển đổi Excel sang PDF đa định dạng

PDF Convert – Chuyển đổi chuyên dụng

PDF Convert là công cụ chuyên biệt cho chuyển đổi các loại file sang PDF, trong đó có Excel. Giao diện của PDF Convert khá cơ bản, dễ thao tác. Bạn chỉ việc tải file Excel lên, chờ hệ thống xử lý và tải file PDF về. Đây là một lựa chọn tối ưu nếu bạn muốn chuyển Excel sang PDF nhiều file cùng lúc.

Chuyển file Excel sang PDF dễ dàng bằng PDF Convert

iLovePDF – Chuyển Excel sang PDF trực quan

iLovePDF nổi tiếng với khả năng xử lý file mạnh mẽ và giao diện làm việc trực quan. Công cụ này cho phép bạn chuyển Excel sang PDF chỉ bằng vài cú click chuột. Ngoài ra, iLovePDF còn hỗ trợ hợp nhất nhiều file, chỉnh sửa file PDF trực tiếp sau khi chuyển đổi, rất tiện lợi cho công việc chỉnh sửa tài liệu nhanh.

iLovePDF – Chuyển Excel sang PDF với giao diện trực quan

PDF Candy – Giao diện hiện đại, tính năng đa dạng

PDF Candy gây ấn tượng nhờ giao diện hiện đại và nhiều tính năng bổ sung như chỉnh sửa PDF, thêm watermark, chia nhỏ file sau khi chuyển đổi. Việc chuyển Excel sang PDF bằng PDF Candy cực kỳ đơn giản, tốc độ xử lý nhanh, đảm bảo file PDF đầu ra sắc nét và đúng chuẩn.

Chuyển Excel sang PDF linh hoạt với PDF Candy hiện đại

Một số lưu ý khi chuyển Excel sang PDF

Khi chuyển Excel sang PDF, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo file PDF cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất. Trước tiên, hãy định dạng lại bảng tính trước khi lưu bằng cách chỉnh sửa hợp lý bố cục, kích thước bảng, căn lề và font chữ để tránh lỗi trình bày. Tiếp theo, thiết lập vùng in cụ thể đối với những file Excel lớn nhằm đảm bảo nội dung xuất ra không bị thừa hoặc thiếu. Đồng thời, hãy kiểm tra chế độ in bằng Page Break Preview để xem trước các ngắt trang, giúp bảng biểu không bị chia cắt thiếu hợp lý trong file PDF. Đối với những file Excel chứa nhiều dữ liệu hoặc hình ảnh, việc tối ưu hóa kích thước file bằng cách nén sau khi chuyển đổi sẽ giúp bạn dễ dàng chia sẻ hơn. Chú ý những điểm này sẽ giúp bạn thực hiện việc chuyển Excel sang PDF một cách chuyên nghiệp, nhanh gọn, đảm bảo tài liệu có độ chính xác và thẩm mỹ cao.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển Excel sang PDF

Kết luận

Chuyển Excel sang PDF không chỉ đơn giản là một thao tác lưu file mà còn là kỹ năng cần thiết để bạn làm việc chuyên nghiệp hơn. Từ việc lưu một sheet đơn lẻ, một trang duy nhất cho đến việc kết hợp nhiều sheet, hoặc sử dụng các công cụ trực tuyến như Smallpdf, Google Drive, Convertio, iLovePDF, PDF Convert, PDF Candy, bạn đều có thể dễ dàng chọn lựa phương pháp phù hợp. Hiểu và nắm vững từng cách thức chuyển đổi sẽ giúp bạn chủ động xử lý công việc, tăng tính hiệu quả trong truyền tải thông tin. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã thành thạo, việc nắm rõ các bước chuyển Excel sang PDF chuẩn xác như hướng dẫn ở trên chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời mang lại sự chuyên nghiệp cho tài liệu của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm những thiết bị hỗ trợ công việc văn phòng tốt nhất với giá cực kỳ cạnh tranh, đừng quên ghé qua Viettablet - Chiến thần định giá để được trải nghiệm những sản phẩm chất lượng hàng đầu.