Hướng dẫn định dạng số trong Excel cực kỳ chi tiết và dễ làm

Excel vốn là một trợ thủ đắc lực trong việc xử lý các con số. Do đó, việc định dạng số trong Excel trở thành một thao tác quen thuộc, giúp bảng tính trở nên trực quan và thuận tiện hơn cho việc phân tích dữ liệu. Hãy cùng Viettablet khám phá những cách định dạng số trong Excel đơn giản và chi tiết nhất nhé!

Số liệu trong Excel cần được sắp xếp trật tự 

Khái niệm về định dạng số 

Trong bảng tính Excel, bạn có thể nhập liệu với nhiều kiểu định dạng khác nhau tùy theo mục đích sử dụng, chẳng hạn như văn bản, số, ngày tháng năm hoặc phần trăm. Định dạng số cơ bản trong Excel là Number. Bên cạnh đó, Excel còn hỗ trợ các định dạng sau:

• Text: Định dạng văn bản.
• Currency: Định dạng tiền tệ.
• Percentage: Hiển thị dữ liệu dưới dạng phần trăm.
• Accounting: Định dạng kế toán.
• Scientific: Biểu diễn số ở dạng khoa học.
• Custom: Định dạng tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn.

Bạn có thể xem hình minh họa bên dưới để hiểu rõ hơn về các kiểu định dạng dữ liệu trong Excel.

Giải thích về ý nghĩa  

Hướng dẫn những cách định dạng số trong Excel cực đơn giản

Để bắt đầu định dạng số trong Excel, bạn cần truy cập thẻ Number.

Cách 1: Dùng hộp thoại Format Cells

Bước 1: Chọn (bôi đen) phạm vi dữ liệu bạn muốn định dạng.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào vùng đã chọn và chọn Format Cells (Định dạng Ô) từ menu ngữ cảnh.

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells hiện ra, chọn tab Number (Số). Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn định dạng số khác nhau để thao tác.

Cách thực hiện rất dễ dàng 

Cách 2: Sử dụng nhóm lệnh Number trên tab Home

Bước 1: Chọn tab Home (Trang chủ) trên thanh công cụ Ribbon.

Bước 2: Trong nhóm lệnh Number (Số), bạn sẽ thấy các tùy chọn định dạng số phổ biến như Number, Accounting, Currency, Date,... Đây là nơi bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thao tác định dạng số cho dữ liệu của mình.

Bạn hãy chọn vào nút home 

Hướng dẫn cách định dạng tiền tệ và kế toán

Để định dạng dữ liệu số, một thao tác cơ bản là điều chỉnh số lượng chữ số thập phân hiển thị. Trong thẻ Number hoặc Accounting, bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn sau:

• Decimal places: Cho phép bạn chỉ định số lượng chữ số hiển thị sau dấu phẩy thập phân. Ví dụ, nếu bạn nhập "2", các số sẽ được hiển thị với hai chữ số sau dấu phẩy, chẳng hạn như 0,22.
• Symbol: Tại đây, bạn có thể chọn ký hiệu tiền tệ mong muốn, ví dụ như "VND" cho Việt Nam Đồng khi định dạng kiểu Currency hoặc Accounting.

Bạn cần điều chỉnh chính xác 

• Currency cũng là một tùy chọn để định dạng tiền tệ, tuy nhiên, nó có sự khác biệt so với Accounting. Điểm khác biệt nằm ở vị trí của ký hiệu tiền tệ. Với định dạng Currency, ký hiệu tiền tệ sẽ hiển thị ngay sát bên trái con số. Trong khi đó, với định dạng Accounting, ký hiệu tiền tệ sẽ được căn thẳng ở phía bên trái của ô.

Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng định dạng tiền tệ bằng cách chọn dữ liệu cần định dạng, sau đó nhấp chuột trái vào biểu tượng dấu đô la ($) trên thanh công cụ và chọn đơn vị tiền tệ bạn muốn áp dụng.

Bạn cần click vào biểu tượng dấu tiền tệ 

Hướng dẫn định dạng số trong Excel theo mẫu ngày tháng năm

Khi bạn nhập dữ liệu ngày tháng năm vào Excel, chương trình có thể không tự động nhận diện đúng định dạng này mà thường lưu trữ dưới dạng văn bản (Text) theo mặc định (General). Điều này có thể gây trở ngại cho việc xử lý và phân tích dữ liệu liên quan đến thời gian nếu bạn không chuyển đổi chúng sang định dạng ngày tháng năm phù hợp. Dưới đây là hai phương pháp để định dạng ngày tháng năm trong Excel:

Cách 1: Chọn định dạng có sẵn trong Type

Bước 1: Trong hộp thoại Format Cells (hoặc nhóm lệnh Number trên tab Home), chọn mục Date (Ngày tháng).

Bước 2: Tại phần Type (Loại), bạn sẽ thấy danh sách các định dạng ngày tháng năm có sẵn. Tiến hành định dạng mục mà bạn mong muốn.

Bước 3: Mục Sample (Mẫu) sẽ hiển thị trước kết quả của định dạng bạn đã chọn, giúp bạn dễ dàng hình dung cách dữ liệu sẽ hiển thị trong bảng tính.

Cách 2: Chọn định dạng theo quốc gia (Locale/Location)

Excel cung cấp rất nhiều tùy chọn định dạng thời gian, đáp ứng sự khác biệt về quy ước ngày tháng và thời gian của các quốc gia trên thế giới. Để chọn định dạng phù hợp với khu vực của bạn, hãy tìm và chọn quốc gia mong muốn từ danh sách thả xuống tại mục Locale (Location). Excel sẽ tự động hiển thị các định dạng ngày tháng và thời gian phổ biến của quốc gia đó.

Nhấn vào OK để hoàn tất 

Lưu ý: nếu sau khi thực hiện các bước định dạng mà dữ liệu ngày tháng năm vẫn không thay đổi, rất có thể dữ liệu ban đầu đang ở định dạng văn bản. Trong trường hợp này, bạn cần chuyển đổi dữ liệu đó về định dạng số trước, sau đó thực hiện lại các thao tác định dạng ngày tháng năm nhé!

Cách định dạng số trong Excel theo dạng phân số

Khi bạn muốn nhập dữ liệu dạng phân số vào Excel, bạn không thể nhập trực tiếp theo cú pháp "tử số/mẫu số". Thay vào đó, bạn cần nhập giá trị tương ứng dưới dạng số thập phân, sau đó sử dụng chức năng định dạng phân số của Excel để chuyển đổi.

Ví dụ: Để nhập phân số "1/4", bạn sẽ nhập giá trị thập phân tương ứng là "0.25" vào ô. Sau đó, bạn áp dụng định dạng phân số, Excel sẽ tự động hiển thị giá trị đó dưới dạng "1/4".

Sắp xếp logic dễ nhìn 

Những câu hỏi liên quan - Làm thế nào để hiển thị số với dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn?

Để hiển thị số với dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu bạn muốn định dạng.

Bước 2: Trên tab Home (Trang chủ), trong nhóm lệnh Number (Số), bạn sẽ thấy một biểu tượng dấu phẩy (Comma Style - trông giống dấu phẩy).

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng dấu phẩy này. Excel sẽ tự động áp dụng định dạng số với dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn và mặc định hiển thị hai chữ số thập phân.

Bước 4: Tùy chỉnh số lượng chữ số thập phân (nếu cần): Trong nhóm lệnh Number, bạn có thể sử dụng hai biểu tượng mũi tên tròn có số "0" để tăng hoặc giảm số lượng chữ số thập phân hiển thị. Mũi tên có dấu chấm và mũi tên sang phải để tăng, mũi tên có dấu chấm và mũi tên sang trái để giảm.

Phân cách dễ dàng 

Kết Luận

Và bài viết vừa rồi là những cách định dạng số trong Excel mà Viettablet muốn chia sẻ cùng bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc liên quan nào, bạn có thể bình luận để được Viettablet tư vấn nhé!

Viettablet.com