Nguyên nhân và 6 cách khắc phục file Excel bị nặng nhanh chóng

Bạn đang làm việc nhưng phát hiện ra file Excel bị nặng bất thường gây khó khăn cho việc xử lý và biên tập các dữ liệu. Vậy tại sao tại sao lại phát sinh vấn đề này, làm thế nào để giảm dung lượng, tăng tốc xử lý file excel? Hãy cùng Viettablet - Chiến thần định giá tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục thông qua bài viết sau đây!

Nguyên nhân và 6 cách khắc phục file Excel bị nặng nhanh chóng

Nguyên nhân tại sao file Excel bị nặng?

Thông thường, tình trạng file Excel bị nặng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau:

• Vượt quá giới hạn kích thước: Mỗi phiên bản Microsoft Excel thường sẽ có những giới hạn nhất định về kích thước file mà nó có thể xử lý. Nếu file Excel mà bạn đang mở vượt quá giới hạn này thì phần mềm sẽ hiển thị thông báo lỗi.
• File có quá nhiều dòng/cột: Nếu một file Excel chứa quá nhiều dòng và cột thì khối lượng dữ liệu phải xử lý cũng sẽ cao hơn, từ đó dung lượng của nó sẽ nặng hơn. Hiện tại, Excel hạn chế số dòng là tối đa 1.048.576 và số cột là tối đa 16.384.
• Dữ liệu quá phức tạp: Kích thước file Excel cũng có thể tăng vọt nếu nó chứa nhiều công thức, định dạng điều kiện hay người dùng sử dụng nhiều hình ảnh, đối tượng như biểu đồ phức tạp.
• File có nhiều hình ảnh hoặc đối tượng đồ họa: Nếu hình ảnh và đối tượng đồ họa được lưu trữ dưới dạng BMP thay vì JPEG/PNG thì sẽ rất nặng, có thể làm tăng kích thước của file Excel.

File Excel bị nặng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau:

6 Cách khắc phục file Excel bị nặng nhanh chóng nhất

Dưới đây là một số cách biện pháp cải thiện vấn đề cho file Excel bị nặng, nâng cao hiệu suất trong quá trình xử lý dữ liệu.

1. Thay đổi định dạng lưu file Excel

Một phương pháp hiệu quả để làm giảm dung lượng file Excel là tối ưu hóa các định dạng trong bảng tính. Để khắc phục, bạn có thể xóa toàn bộ định dạng không cần thiết trong file và thay thế bằng các định dạng đơn giản:

• Bước 1: Mở file Excel => Chọn mục File => Chọn Save As
• Bước 2: Chọn định dạng tệp tin Excel Binary Workbook (tập tin nhị phân) bên dưới mục "Specialty Formats". Dung lượng file dạng này sẽ có dung lượng nhỏ hơn so với đuôi .xls tiêu chuẩn.
• Bước 3: Nhấn Save để lưu file giảm dung lượng.

Thay đổi định dạng lưu file Excel

2. Xóa định dạng các hàng và cột trống

Một trong những cách hữu hiệu để giảm kích thước file Excel bị nặng đó là xoá bớt các ô trống, những ô không sử dụng. Thao tác này cũng sẽ giúp cho bảng tính trở nên trực quan và dễ quản lý hơn.

• Bước 1: Mở file Excel có sẵn. Chọn tất cả hàng, cột trống bằng cách kích chuột vào ô thứ tự hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+⇧(nút mũi tên lên) Shift+↓ (nút mũi tên xuống)
• Bước 2: Chọn mục Home => Chọn mục Clear
• Bước 3: Chọn mục Clear All (xóa hết) để xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến

Xóa định dạng các hàng và cột trống

3. Xóa định dạng có điều kiện không cần thiết

Nhiều người dùng ưu tiên xóa các định dạng có điều kiện không cần thiết trong bảng Excel, cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Excel bị nặng => chọn mục Home
• Bước 2: Kích chọn Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) nằm trong phần "Styles" (mẫu)
• Bước 3: Tiếp theo chọn Clear Rules (xóa các quy tắc).
• Bước 4: Nhấp chọn Clear Rules from Entire Sheet (xóa quy tắc trong tất cả sheet).

Xóa định dạng có điều kiện không cần thiết

4. Nén dung lượng ảnh trong file

Khi file Excel bị nặng vì chứa quá nhiều hình ảnh, bạn có thể xem xét nén ảnh trước khi chèn vào nội dung. Các định dạng ảnh như JPEG hoặc PNG sẽ là lựa chọn tốt hơn thay vì những định dạng tốn dung lượng hơn như BMP hoặc TIFF.

• Bước 1: Mở file Excel bị nặng 
• Bước 2: Chọn hình ảnh bạn cần nén dung lượng => chọn Format => Chọn Compress Pictures.
• Bước 3: Bỏ chọn Apply only to this picture 
• Bước 4: Chọn vào mục Email (96 ppi): minimize document size for sharing để nén ảnh. Nhấn OK để hoàn tất.

Nén dung lượng ảnh trong file

5. Xóa bỏ các Data Links (liên kết dữ liệu ngoài)

• Bước 1: Mở file Excel => Chọn mục Data => chọn tiếp Edit Links => Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa => Chọn Break Link.
• Bước 2: Xác nhận chọn Break Link một lần nữa để xóa bỏ Data Links.

Xóa bỏ các Data Links (liên kết dữ liệu ngoài)

6. Xóa bỏ các Named Range không sử dụng

Nếu bạn đặt Named Range quá nhiều và không sử dụng đến nó cũng gây tăng dung lượng file Excel. Lúc này bạn cần tiến hàng xóa Named Range để giảm nhẹ cho file Excel.

• Bước 1: Mở file Excel => Chọn mục Formulas => Tiếp tục chọn Name Manager.
• Bước 2: Chọn mục tên bị lỗi => Nhấn chọn Delete 
• Bước 3: Nhấn chọn OK để xác nhận xóa bỏ

Xóa bỏ các Named Range không sử dụng

Một số mẹo tăng tốc độ xử lý file Excel nặng

Khi làm việc với Excel, đặc biệt là với các file lớn và phức tạp không tránh khỏi tình trạng file trở nên quá nặng, gây khó khăn trong quá trình mở, lưu và thao tác. Để tránh tình trạng này hãy thử áp dụng các mẹo và thủ thuật bên dưới:

• Lập kế hoạch trước khi nhập dữ liệu: Điều này không chỉ giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách khoa học mà còn tránh việc nhập thông tin thừa hoặc lặp lại không cần thiết. 
• Sắp xếp dữ liệu khoa học trước khi nhập vào file Excel: Hãy xác định trước những dữ liệu thực sự cần thiết, cách thức phân loại và bảng tính nào phù hợp nhất để chứa dữ liệu đó.
• Chia nhỏ file: Khi dữ liệu ngày càng nhiều, một file Excel duy nhất có thể trở nên quá tải và làm chậm quá trình xử lý. Một giải pháp hiệu quả là chia nhỏ file thành nhiều bảng tính hoặc nhiều file Excel khác nhau, giúp giảm tải dung lượng. 
• Thường xuyên dọn dẹp file: Một file Excel chứa quá nhiều dữ liệu dư thừa, định dạng không cần thiết hoặc các công thức phức tạp có thể nhanh chóng trở nên nặng nề. Vì vậy, việc thường xuyên dọn dẹp file là bước không thể bỏ qua để giữ cho file luôn nhẹ và dễ thao tác.

Có nhiều cách để giải quyết tình huống file Excel bị nặng nhằm giúp hệ thống cũng sẽ xử lý nhanh chóng hơn. Hy vọng với những chia sẻ của Viettablet - Chiến thần định giá sẽ giúp bạn xử lý tình trạng này, hỗ trợ công việc!