Cách sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel chi tiết

Trong quá trình làm việc với Excel, người dùng thường sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong excel. Đây là một thao tác vô cùng phổ biến và quen thuộc, giúp tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Nếu bạn cảm thấy việc ngồi đếm thủ công tốn quá nhiều thời gian, muốn sử dụng hàm đếm số lượng thì hãy theo dõi bài viết dưới đây của Viettablet - Chiến thần định giá.

Cách sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel chi tiết

Hàm đếm trong Excel là gì? Dùng khi nào?

Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel là hàm đếm có điều kiện với những bảng số liệu thống kê thỏa mãn điều kiện cho sẵn. Công thức này đóng vai trò quan trọng, giúp bạn đếm nhanh chóng và chính xác số lần xuất hiện của một hay nhiều giá trị trong file tính Excel.

Các hàm đếm số lần xuất hiện phổ biến trong Excel

Dưới đây là một số hàm đếm phổ biến và hữu ích trên Excel mà bạn có thể tham khảo:

Hàm COUNT – Đếm ô chứa số

Hàm COUNT là hàm đếm cơ bản nhất, có chức năng giúp người dùng đếm số lượng ô có chứa giá trị số trong một phạm vi cụ thể. Người dùng thường sử dụng hàm này để xác định số lượng ô có chứa giá trị cụ thể trong một dãy ô bất kỳ một cách nhanh chóng.

Bản chất của hàm COUNT là chỉ dùng đếm giá trị số mà không thể đếm các giá trị khác như văn bản, ký tự, giá trị logic.

Công thức tính hàm COUNT: =COUNT(value1, value2,…) Trong đó: Giá trị value1, value2 là các tham chiếu ô hoặc phạm vi bắt buộc trong trang tính Excel.

Hàm COUNT – Đếm ô chứa số

Hàm COUNTA – Đếm ô không rỗng (gồm cả chữ và số)

Hàm COUNTA là hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel, giúp người dùng đếm số lượng các ô không trống. Khi sử dụng hàm COUNTA, người dùng có thể đếm tất cả các ô chứa dữ liệu, bao gồm văn bản, giá trị logic hay là các lỗi sai. Điều này khiến hàm COUNTA nổi bật hơn hẳn so với hàm COUNT.

Công thức hàm COUNTA: =COUNTA(value1, value2,…) Trong đó: Giá trị value 1 là vùng giá trị đối số bắt buộc và đại diện cho giá trị đầu tiên bạn muốn đếm. Giá trị value2 là vùng đối số tùy chọn và bạn có thể nhập tối đa lên đến 255 đối số.

Hàm COUNTA – Đếm ô không rỗng (gồm cả chữ và số)

Hàm COUNTIF – Đếm theo điều kiện đơn

Hàm COUNTIF theo các tiêu chí và điều kiện cụ thể trong một phạm vi cố định. Hàm COUNTIF cho phép bạn đếm số lần phức tạp hơn các hàm trước đó, dựa theo điều kiện mà bạn mong muốn.

Công thức hàm COUNTIF: =COUNTIF(vùng tham chiếu, “giá trị tham chiếu”)

Trong đó: Giá trị tham chiếu trong hàm là giá trị bạn muốn đếm số lần xuất hiện, cần được để trong dấu ngoặc kép nếu đó là một chuỗi văn bản hoặc ký tự đặc biệt. Vùng tham chiếu là nơi bạn muốn tìm kiếm giá trị đó.

Hàm COUNTIF – Đếm theo điều kiện đơn

Hàm COUNTIFS – Đếm theo nhiều điều kiện kết hợp

Hàm COUNTIFS là hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel thỏa mãn nhiều điều kiện cùng một lúc. Đây là hàm hữu ích với các yêu cầu phức tạp như phân tích dữ liệu. Giúp người dùng giải quyết vấn đề nhanh chóng với độ chính xác cao.

Công thức hàm COUNTIFS: =COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…) Trong đó: criteria_range1 là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm số lần xuất hiện. criteria1 là điều kiện để đếm số lần xuất hiện trong phạm vi criteria_range1. criteria_range2 là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn đếm bổ sung. criteria2 là điều kiện đếm bổ sung.

Hàm COUNTIFS – Đếm theo nhiều điều kiện kết hợp

Hướng dẫn cách dùng hàm COUNTIF với 1 điều kiện

Đối với trường hợp chỉ có 1 điều kiện, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF cơ bản để đếm số lần xuất hiện với công thức: =COUNTIF(vùng tham chiếu, “giá trị tham chiếu”)

Trong đó: Giá trị tham chiếu trong hàm là giá trị bạn muốn đếm số lần xuất hiện, cần được để trong dấu ngoặc kép nếu đó là một chuỗi văn bản hoặc ký tự đặc biệt.  Vùng tham chiếu là nơi bạn muốn tìm kiếm giá trị đó.

Hướng dẫn cách dùng hàm COUNTIF với 1 điều kiện

Cách dùng COUNTIFS khi cần đếm nhiều điều kiện

COUNTIFS còn là hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel theo điều kiện lớn hơn hoặc nhỏ hơn, như sau: 

• Trường hợp cần đếm số sản phẩm có giá thấp hơn 50.000 VNĐ, bạn nhập hàm theo công thức: =COUNTIF(B2:B9,'<50,000').
• Trường hợp cần đếm số sản phẩm có giá lớn hơn hoặc bằng 50.000 VNĐ, bạn nhập hàm theo công thức: =COUNTIF(B2:B9,'>=50,000').

Cách dùng COUNTIFS khi cần đếm nhiều điều kiện

Kết hợp hàm đếm với các hàm xử lý văn bản

Ngoài ra, khi cần hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel dựa trên nhiều điều kiện, bạn có thể sử dụng một trong các cách dưới đây:

Đếm giá trị bắt đầu bằng ký tự với hàm LEFT + COUNTIF

Bạn cũng có thể kết hợp hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel với hàm LEFT. Dùng để đếm số lần xuất hiện của 1 ký tự tại vị trí đầu bên trái trong ô.

Ví dụ: Bạn cần đếm t trạng thái “Đã giao” và “Đang giao”, hai trạng thái này đều bắt đầu bằng chữ “Đ”. Do đó, bạn có thể kết hợp đếm số lần với hàm LEFT như sau: =COUNTIF(ARRAYFORMULA(LEFT(D2:D9;1));'Đ')

Đếm giá trị bắt đầu bằng ký tự với hàm LEFT + COUNTIF

 Đếm giá trị kết thúc bằng ký tự với hàm RIGHT + COUNTIF

Có thể kết hợp hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel với hàm RIGHT. Dùng để đếm số lần xuất hiện của ký tự tại vị trí ngoài cùng bên phải trong ô.

Đếm theo đoạn chuỗi ở giữa với MID + COUNTIF

Hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel với hàm MID là hàm đếm dữ liệu bằng cách đếm ký tự ở giữa chữ.

Đếm theo đoạn chuỗi ở giữa với MID + COUNTIF

Đếm nhiều giá trị cùng lúc trong Excel

Nếu bạn cần đếm số lượng của nhiều giá trị khác nhau, bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF và hàm SUM.

Dùng hàm AND, OR trong COUNTIFS để đếm nâng cao

Trường hợp bạn muốn kiểm tra số lần xuất hiện của 2 dữ liệu thỏa mãn 2 điều kiện có khác nhau hay không. Bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF và hàm AND.

Trường hợp bạn muốn kiểm tra số lần xuất hiện của 2 dữ liệu có thỏa mãn một trong hai điều kiện khác nhau hay không. Bạn có thể kết hợp hàm COUNTIF và hàm OR.

Những lỗi thường gặp khi dùng hàm đếm trong Excel

Khi sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel có thể gặp phải một số lỗi sau:

• Lỗi #NAME?: Lỗi này hiển thị khi bạn nhập sai tên hàm hoặc vùng dữ liệu.
• Lỗi #N/A: Đây là lỗi xuất hiện là do không tìm thấy giá trị cần tìm.
• Lỗi #ERROR!: Đây là lỗi xuất hiện là do nhập sai cú pháp.

Những lỗi thường gặp khi dùng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel

Mẹo và lưu ý khi sử dụng hàm đếm hiệu quả

Để quá trình sử dụng hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel trở nên thuận lợi hơn, bạn nên lưu ý những điều sau:

• Bạn có thể đếm những vùng dữ liệu liền kề và cả những vùng không liền kề.
• Mỗi vùng dữ liệu bổ sung cần phải có cùng số hàng và số cột.
• Nếu tiêu chí của bạn là một tham chiếu đến ô trống, hàm sẽ xử lý nó như một giá trị bằng 0.

Trên đây là tổng hợp các hàm đếm số lần xuất hiện trong Excel đơn giản, hiệu quả. Viettablet - Chiến thần định giá hy vọng thông qua bài viết đã giúp bạn nắm rõ công thức và áp dụng được trong quá trình tính toán!