Hàm SUBTOTAL trong Excel là gì? Ứng dụng thực tế dễ hiểu

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào các ứng dụng thực tế của hàm SUBTOTAL trong excel, cách sử dụng và kết hợp nó với các hàm khác trong Excel, cũng như cách khắc phục một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này.

Tổng quan hàm SUBTOTAL trong Excel

Hàm SUBTOTAL trong Excel là một trong những công cụ mạnh mẽ để tính toán các giá trị tổng hợp như tổng, trung bình, số lượng hoặc giá trị lớn nhất/nhỏ nhất trên một phạm vi dữ liệu. Đặc biệt, hàm SUBTOTAL có khả năng tính toán chỉ các giá trị hiển thị trong bảng, bỏ qua các giá trị ẩn do bộ lọc hoặc ẩn dòng. Điều này khiến nó trở thành một công cụ không thể thiếu trong công việc phân tích dữ liệu.

Một điểm nổi bật của SUBTOTAL là khả năng sử dụng các mã function_num khác nhau để xác định phép toán cần thực hiện. Các phép toán cơ bản bao gồm tính tổng, đếm số lượng ô, hoặc tính trung bình mà không bao gồm các giá trị ẩn, rất tiện lợi trong các bảng dữ liệu có nhiều dòng được lọc.

Tổng quan hàm SUBTOTAL trong Excel

Công thức và cú pháp chuẩn của hàm SUBTOTAL

Cú pháp của hàm SUBTOTAL trong Excel khá đơn giản, bao gồm hai phần chính: mã số phép toán và phạm vi dữ liệu.

Cú pháp đầy đủ của hàm SUBTOTAL là:

= SUBTOTAL (function_num, ref1, [ref2], …)

Trong đó:

• function_num là số xác định loại phép toán bạn muốn tính toán, từ 1 đến 11 sẽ bao gồm các giá trị ẩn, từ 101 đến 111 sẽ bỏ qua các giá trị ẩn.
• ref1, ref2,... là các phạm vi dữ liệu mà bạn muốn áp dụng phép toán.

Ví dụ, để tính tổng (SUM) cho một phạm vi dữ liệu, bạn có thể sử dụng công thức như sau:

=  SUBTOTAL (9, A10:A10)

Trong đó:

• 9 là mã function_num cho phép toán SUM.
• A1:A10 là phạm vi dữ liệu.

Với cú pháp này, bạn có thể dễ dàng tính toán các giá trị tổng hợp cho bảng dữ liệu có hoặc không có bộ lọc.

Công thức và cú pháp chuẩn của hàm SUBTOTAL

Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUBTOTAL chi tiết

Hàm SUBTOTAL trong Excel có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ tính tổng, đếm số ô, đến tìm giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong dữ liệu. Dưới đây là các bước cụ thể để sử dụng hàm này:

1. Chọn ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả tính toán.
2. Nhập công thức SUBTOTAL với số mã function_num phù hợp.
3. Đảm bảo rằng bạn chọn đúng phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính toán.
4. Nhấn Enter để Excel thực hiện phép toán và trả về kết quả.

Đặc biệt, khi làm việc với các bảng dữ liệu có bộ lọc, bạn có thể sử dụng SUBTOTAL để tính toán chỉ các giá trị không bị ẩn do bộ lọc.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUBTOTAL chi tiết

Kết hợp SUBTOTAL với các hàm khác trong Excel

Một trong những tính năng mạnh mẽ của Excel là khả năng kết hợp hàm SUBTOTAL với các hàm khác để tạo ra những phép toán phức tạp hơn và linh hoạt hơn trong việc xử lý dữ liệu. Dưới đây là một số cách kết hợp hàm SUBTOTAL với các hàm phổ biến khác.

Kết hợp SUBTOTAL và VLOOKUP

Việc kết hợp SUBTOTAL và VLOOKUP là một cách tuyệt vời để tính tổng hoặc các giá trị khác trên một tập hợp dữ liệu được tìm kiếm động. Khi bạn sử dụng VLOOKUP để tra cứu dữ liệu trong bảng, bạn có thể áp dụng SUBTOTAL để tính tổng hoặc các giá trị khác của những dòng dữ liệu đã tìm thấy.

Ví dụ minh họa:

= SUBTOTAL (9, VLOOKUP (“Sản phẩm A, B1:D10, 3, FALSE))

Kết hợp SUBTOTAL và IF

Hàm SUBTOTAL có thể kết hợp với IF để tính toán có điều kiện, giúp bạn tính tổng hoặc giá trị trung bình chỉ khi dữ liệu đáp ứng một số tiêu chí nhất định. Đây là một cách rất hiệu quả để tính toán trên các bảng dữ liệu lớn có nhiều điều kiện lọc.

Ví dụ:

= SUBTOTAL (9, IF (A10:A10 > 10, B1:B10))

Kết hợp SUBTOTAL với các hàm khác trong Excel

Các lỗi phổ biến khi sử dụng hàm SUBTOTAL và cách khắc phục

Khi sử dụng hàm SUBTOTAL trong Excel, bạn có thể gặp phải một số lỗi thường gặp như sau:

1. Lỗi #VALUE!: Điều này có thể xảy ra nếu phạm vi dữ liệu bạn chọn chứa ô không hợp lệ hoặc dữ liệu không phải là số.
2. Lỗi #REF!: Lỗi này thường xảy ra khi bạn tham chiếu đến một phạm vi không hợp lệ hoặc đã bị xóa.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại phạm vi dữ liệu.
• Đảm bảo tất cả các giá trị trong phạm vi tính toán là số hoặc có thể được tính toán.

Kết luận

Hàm SUBTOTAL trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc tính toán các giá trị tổng hợp cho bảng dữ liệu. Việc hiểu rõ cách sử dụng và kết hợp hàm này với các hàm khác như VLOOKUP, IF có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong các công việc phân tích và xử lý dữ liệu. Đừng quên thử áp dụng Viettablet - Chiến thần định giá vào công việc của bạn để tối ưu hóa các quy trình tính toán và phân tích dữ liệu nhé!

Hãy áp dụng ngay những kiến thức trên để nâng cao kỹ năng Excel của bạn và tạo ra các bảng tính mạnh mẽ hơn!