Cách làm ngày tháng tự nhảy trong Excel chuẩn và dễ thao tác

Excel là công cụ không thể thiếu trong các công việc văn phòng, đặc biệt là khi xử lý dữ liệu liên quan đến ngày tháng. Việc tự động điền ngày tháng giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Hãy cùng Viettablet tìm hiểu cách làm tự nhảy nha ngày tháng trong Excel để thao tác dễ dàng và chính xác hơn.

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel dùng để làm gì?

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel là công cụ cực kỳ hữu ích giúp bạn tự động cập nhật ngày tháng mà không cần phải nhập thủ công. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn xử lý hóa đơn, báo cáo, hay quản lý dữ liệu có liên quan đến thời gian. Việc ngày tháng tự động được cập nhật giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với Excel.

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel dùng để làm gì?

Ngoài ra, hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Người dùng không phải lo lắng về việc cập nhật thủ công từng ngày, mà chỉ cần áp dụng một công thức hoặc hàm đơn giản là có thể tự động điền ngày tháng chính xác. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự chính xác và đồng bộ trong toàn bộ bảng tính

Cách định dạng ngày, tháng, năm trong Excel đúng chuẩn

Để hiển thị ngày tháng năm đúng chuẩn trong Excel, bạn cần thiết lập định dạng phù hợp. Các bước rất đơn giản, chỉ cần một vài thao tác là bạn có thể hiển thị ngày tháng đúng chuẩn:

Cách định dạng ngày, tháng, năm trong Excel đúng chuẩn

Trước hết, bạn cần nhấp chuột phải vào cột chứa dữ liệu ngày tháng, sau đó chọn Format Cells. Tiếp theo, trong hộp thoại Format Cells, bạn chuyển đến thẻ Number và chọn Date để thiết lập định dạng ngày tháng. Excel cung cấp nhiều kiểu hiển thị ngày tháng khác nhau, từ đó bạn có thể chọn kiểu phù hợp với nhu cầu của mình. Khi bạn chọn xong kiểu hiển thị mong muốn, chỉ cần nhấn OK để áp dụng định dạng và hoàn tất quá trình.

Việc định dạng đúng ngày tháng sẽ giúp bảng tính của bạn trở nên dễ đọc, dễ hiểu và phù hợp với các chuẩn mực trong công việc. Bạn cũng có thể điều chỉnh kiểu định dạng tùy vào yêu cầu của dự án hoặc các tiêu chuẩn của công ty.

Hướng dẫn nhập ngày tháng năm trong Excel chính xác

Khi nhập ngày tháng vào Excel, bạn cần chú ý để dữ liệu được nhận diện đúng là ngày tháng, không phải dạng văn bản. Nếu dữ liệu ngày tháng bị Excel nhận diện là văn bản, sẽ dẫn đến các sai sót trong tính toán và lọc dữ liệu.

Để nhập ngày tháng chính xác, bạn có thể sử dụng các ký tự sau:

• Dùng dấu gạch chéo (/): Ví dụ: 27/04/2025
• Dùng dấu gạch ngang (-): Ví dụ: 27-04-2025
• Dùng chữ viết tháng: Ví dụ: 27 April 2025

Khi bạn nhập đúng chuẩn, Excel sẽ căn lề phải cho ô chứa dữ liệu ngày tháng, giúp phân biệt rõ ràng giữa dữ liệu ngày tháng và văn bản thông thường. Nếu ngày tháng bị căn lề trái, có thể do Excel chưa nhận dạng được, bạn cần kiểm tra lại định dạng ô hoặc dữ liệu nhập vào.

Cách chèn ngày giờ hiện tại trong Excel

Khi làm việc với bảng tính trong Excel, đôi khi bạn cần chèn ngày và giờ hiện tại vào ô một cách nhanh chóng mà không phải nhập thủ công từng lần. Excel cung cấp nhiều phương pháp để thực hiện điều này, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách chèn ngày giờ hiện tại trong Excel.

Dùng phím tắt để nhập nhanh

Phím tắt trong Excel giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi nhập ngày, giờ hiện tại. Thay vì phải sử dụng chuột và tìm các công cụ trong thanh menu, bạn có thể dùng các tổ hợp phím để thực hiện thao tác một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích bạn cần biết:

Dùng phím tắt để nhập nhanh

• Nhập ngày hiện tại: Nhấn Ctrl + ; để nhanh chóng chèn ngày hiện tại vào ô.
• Nhập giờ hiện tại: Nhấn Ctrl + Shift + ; để chèn giờ hiện tại.
• Nhập cả ngày và giờ hiện tại: Nhấn Ctrl + Shift + ; sau đó tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + ; thêm lần nữa.

Nhờ vào các phím tắt này, bạn có thể nhanh chóng cập nhật ngày giờ mà không cần phải thao tác thủ công, giúp nâng cao hiệu quả công việc, đặc biệt là trong các bảng tính có yêu cầu nhập liệu liên tục.

Tự nhảy ngày tháng bằng công thức động

Nếu bạn muốn tự động điền ngày tháng trong Excel mà không cần phải nhập thủ công mỗi ngày, bạn có thể sử dụng các công thức động như TODAY() và NOW(). Những hàm này sẽ giúp bạn có được dữ liệu ngày tháng tự động cập nhật mà không phải lo lắng về việc nhập liệu.

Tự nhảy ngày tháng bằng công thức động

• Hàm TODAY(): Hàm này sẽ hiển thị ngày tháng năm hiện tại mà không bao gồm giờ. Điều này rất hữu ích trong các bảng tính cần có ngày tháng cập nhật mỗi ngày mà không quan tâm đến giờ.
• Hàm NOW(): Hàm này sẽ hiển thị cả ngày tháng năm và giờ hiện tại. Điều này rất tiện lợi khi bạn cần cả ngày giờ trong bảng tính, giúp dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác.

Sử dụng hai hàm này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc cập nhật ngày tháng, đặc biệt khi làm việc với báo cáo hoặc bảng tính yêu cầu dữ liệu thời gian được cập nhật liên tục.

Cách nhập ngày tháng cố định không thay đổi

Trong một số trường hợp, bạn cần nhập ngày tháng cố định mà không muốn nó tự động thay đổi khi bảng tính được cập nhật. Điều này thường áp dụng trong các tình huống như ghi lại thời gian khi một sự kiện xảy ra hoặc khi một giá trị nào đó trong bảng tính thay đổi.

Cách nhập ngày tháng cố định không thay đổi

Để thực hiện điều này, bạn có thể kết hợp các hàm như IF với NOW(). Ví dụ:

• Công thức: =IF(C4="Đã bán", IF(D4="", NOW(), D4), "")

Công thức này sẽ kiểm tra nếu ô C4 có giá trị là "Đã bán", Excel sẽ tự động nhập ngày giờ hiện tại vào ô D4 khi ô này chưa có giá trị. Nếu ô D4 đã có giá trị, nó sẽ giữ nguyên giá trị đó. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi các thay đổi mà không cần thao tác thủ công mỗi lần.

Ngoài ra, bạn cần chú ý rằng tính toán vòng lặp có thể cần phải được kích hoạt để công thức hoạt động chính xác. Bạn có thể vào File > Options > Formulas và chọn Enable iterative calculation để đảm bảo rằng công thức sẽ tự động cập nhật khi có thay đổi trong các ô tham chiếu.

Tự động điền hàng loạt ngày tháng vào cột trong Excel

Việc nhập liệu ngày tháng trong Excel có thể tốn thời gian khi bạn cần điền một loạt các giá trị vào cột. Tuy nhiên, Excel cung cấp nhiều công cụ và phương pháp để tự động điền ngày tháng vào nhiều ô mà không cần phải làm thủ công từng ô một. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót khi làm việc với dữ liệu lớn. Dưới đây là các phương pháp để tự động điền hàng loạt ngày tháng vào cột trong Excel.

Điền ngày tháng năm tăng dần theo từng ô

Trong Excel, bạn có thể tự động điền ngày tháng theo thứ tự tăng dần mà không cần phải nhập thủ công từng giá trị. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:

Điền ngày tháng năm tăng dần theo từng ô

1. Điền ngày đầu tiên vào ô đầu tiên trong cột.
2. Di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô đã nhập (góc này sẽ có một dấu cộng nhỏ).
3. Khi dấu cộng xuất hiện, bạn kéo thả chuột xuống hoặc sang ngang để điền ngày tháng tăng dần theo thứ tự mà bạn muốn.

Với phương pháp này, Excel sẽ tự động tăng ngày tháng theo thứ tự, giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt là khi bạn cần điền các ngày trong nhiều tuần hoặc tháng.

Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định

Nếu bạn muốn tự động điền ngày tháng với khoảng cách tùy chỉnh, ví dụ như tăng theo tháng hoặc năm, bạn có thể sử dụng công cụ Fill Handle kết hợp với tùy chọn Series.... Các bước thực hiện như sau:

1. Điền giá trị của ngày bắt đầu vào ô đầu tiên.
2. Kéo Fill Handle (dấu cộng nhỏ ở góc dưới bên phải của ô) xuống hoặc sang ngang.
3. Nhấp chuột phải và chọn Series... từ menu xuất hiện.
4. Trong cửa sổ Series, bạn có thể chọn kiểu tăng (Year, Month) tại mục Date unit và nhập khoảng cách bạn muốn tăng tại mục Step value.

Với phương pháp này, bạn có thể tự động điền ngày tháng theo khoảng cách tùy chỉnh mà không cần phải nhập thủ công từng giá trị, tiết kiệm thời gian cho các báo cáo dài hạn.

Điền ngày tháng ngẫu nhiên 

rong một số tình huống, bạn có thể cần tạo ngày tháng ngẫu nhiên để thử nghiệm hoặc phân tích dữ liệu. Excel cung cấp các hàm RAND() và RANDBETWEEN() để giúp bạn tạo ngày tháng ngẫu nhiên một cách nhanh chóng.

• Hàm RAND() tạo ra một số thực ngẫu nhiên trong khoảng từ 0 đến 1.
• Hàm RANDBETWEEN() cho phép bạn tạo ra số nguyên ngẫu nhiên trong một khoảng giá trị xác định, ví dụ như ngày tháng cụ thể.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm RANDBETWEEN() để tạo một ngày tháng ngẫu nhiên trong một phạm vi nhất định. Cách này rất hữu ích trong việc phân tích hoặc thử nghiệm dữ liệu mà không phải nhập liệu thủ

Tổng kết 

Việc tự động điền ngày tháng trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Các hàm như TODAY(), NOW(), và công cụ Fill Handle là những công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để tự nhảy ngày tháng trong Excel một cách dễ dàng và chính xác. Đặc biệt, với những mẹo và thủ thuật trên, bạn sẽ nâng cao hiệu quả công việc và thao tác nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Khi sử dụng các công cụ của Microsoft như Excel, hãy nhớ rằng việc sử dụng phần mềm bản quyền như Viettablet - Chiến thần định giá sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc và bảo mật dữ liệu. Hãy chọn cho mình gói phần mềm phù hợp để tăng hiệu suất và bảo vệ thông tin trong môi trường làm việc hiện đại.