Hướng dẫn những cách chèn chữ ký vào Excel chi tiết đơn giản nhất

Bạn đang muốn biết cách chèn chữ ký vào Excel 2010, 2016 để làm việc hiệu quả hơn? Nếu bạn chưa rõ về tính năng này, đừng bỏ lỡ bài viết sau. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách chèn chữ ký viết tay hoặc điện tử vào tài liệu Excel, giúp bạn hoàn thành mọi tác vụ một cách nhanh chóng.

Chèn chữ ký chưa bao giờ là khó 

Cách chèn chữ ký vào Excel chi tiết nhất

Việc chèn ảnh chữ ký vào Excel khá đơn giản, điều quan trọng là bạn đã có sẵn ảnh chữ ký và thực hiện các bước sau một cách cẩn thận:

Bước 1: Đảm bảo chữ ký của bạn đã được lưu dưới dạng tệp ảnh trên máy tính. Tiếp theo, trong Excel, bạn vào tab Insert (Chèn) và tìm đến nhóm công cụ Illustrations (Hình ảnh). Tại đây, hãy chọn Pictures (Ảnh) để chèn ảnh chữ ký của bạn.

Bên trên sẽ có thanh menu ngang 

Bước 2: Trong hộp thoại Insert Picture (Chèn Ảnh) xuất hiện, hãy duyệt đến thư mục chứa ảnh chữ ký và chọn tệp ảnh đó.

Lúc này bạn hãy gán chữ kí vào 

Bước 3: Sau khi ảnh chữ ký được chèn vào trang tính, bạn có thể xem lại và điều chỉnh kích thước, vị trí bằng các công cụ định dạng ảnh có sẵn trong Excel (tab Picture Format). Cuối cùng, di chuyển và đặt chữ ký đến vị trí mong muốn trong tài liệu.

Điều chỉnh

Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào Excel và thêm ảnh logo

Trong nhiều tình huống, việc chèn ảnh và logo vào tài liệu Excel giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy cho dữ liệu của bạn. Excel cung cấp các công cụ tích hợp để bạn thực hiện việc này trực tiếp, giúp hoàn thiện tệp mà không cần chuyển sang ứng dụng khác.

Cách chèn chữ ký trong Excel 2016 và các phiên bản tương tự có các bước cơ bản sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ Ribbon, chọn tab Insert (Chèn). Quan sát nhóm công cụ Text (Văn bản) gần cuối và tìm biểu tượng Signature Line (Đường chữ ký). Nhấp vào đó và chọn Microsoft Office Signature Line... (Đường chữ ký Microsoft Office...). Điền các thông tin cần thiết trong hộp thoại để thể hiện chữ ký của bạn.

Tải logo lên 

Bước 2: Sau khi tạo, một khung chữ ký sẽ xuất hiện trong tệp Excel của bạn. Nhấp chuột phải vào biểu tượng X trong khung đó. Từ menu ngữ cảnh, chọn Sign... (Ký...) để tiếp tục các cài đặt.

Tiếp tục thiết lập 

Bước 3: Trong hộp thoại Sign, bạn có thể nhấp vào nút Select Image... (Chọn Hình ảnh...) để chèn hình ảnh chữ ký viết tay hoặc logo của bạn, giúp chữ ký trở nên độc đáo và dễ nhận diện hơn.

Lúc này logo sẽ xuất hiện trên màn hình 

Những lưu ý cần nắm

Để đảm bảo chữ ký hoặc logo hiển thị rõ ràng và sắc nét trong file Excel, bạn nên sử dụng các định dạng ảnh như PNG hoặc JPEG. Hãy chú ý điều chỉnh kích thước ảnh vừa phải, không quá lớn cũng không quá nhỏ, và luôn giữ tỷ lệ khung hình gốc để tránh bị biến dạng.

Nếu logo hoặc chữ ký của bạn có nền không mong muốn, hãy loại bỏ nó trước khi chèn vào Excel để tăng tính chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể tùy chỉnh thêm các hiệu ứng như đổ bóng, viền hoặc làm mờ để làm nổi bật hình ảnh.

Đối với chữ ký số, hãy đảm bảo rằng nó được bảo vệ bằng mật khẩu để ngăn chặn việc sao chép hoặc sử dụng trái phép. Nếu tệp Excel chứa thông tin nhạy cảm, hãy hạn chế quyền truy cập để bảo vệ tài liệu.

Cách làm vô cùng đơn giản 

Chèn chữ ký điện tử thông thường 

Cách chèn chữ ký vào Excel phiên bản 2010 tương tự các phiên bản khác, chỉ cần làm quen với giao diện.

Bước 1: Mở tab Insert. Tìm biểu tượng chữ ký ở cuối cùng bên phải và chọn Microsoft Office Signature Line.

Vào biểu tượng sách và bút bên phải

Bước 2: Điền thông tin vào hộp thoại hiện ra và nhấn OK để chèn chữ ký.

Nhấn OK để đồng ý và chỉnh sửa nhấn Cancel để thoát ra 

Bước 3: Bạn có thể di chuyển và đặt chữ ký vào vị trí mong muốn trong ô.

Bạn có thể đặt bất cứ vị trí nào 

Hướng dẫn thêm chữ ký điện tử ẩn vào Excel

Đây là hướng dẫn chèn chữ ký điện tử vào tài liệu Excel, một quy trình quan trọng cho môi trường làm việc chính thức và chuyên nghiệp, dù có phần phức tạp hơn.
Bước 1: Thực hiện tương tự các bước đã hướng dẫn để tạo chữ ký điện tử.

Thao tác dễ dàng

Bước 2: Vào tab File ở góc trên bên trái, chọn Info. Tại mục Info, click vào Protect Workbook và sau đó chọn Add a Digital Signature.

Bên trái sẽ có hàng loạt công cụ

Bước 3: Trong hộp thoại Sign, điền thông tin về mục đích chữ ký và chi tiết khác (nếu cần). Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng chữ ký cần chèn. Nếu không thấy chứng chỉ, hãy kiểm tra lại cài đặt trên máy tính.

Lúc này sẽ có bảng hiện ra 

Bước 4: Nhấp Sign, sau đó lưu tài liệu. Để kiểm tra, mở lại File > Info và xem trạng thái chữ ký trong Protect Workbook.

Bạn cần chọn khung vàng đầu tiên 

Chi tiết cách xóa chữ ký trong Excel

Bước 1: Đầu tiên bạn hãy nhấn chọn Info. Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin tài liệu và các tùy chọn liên quan đến chữ ký điện tử. Nếu tài liệu đã được ký, một thông báo về chữ ký điện tử sẽ hiển thị. Nhấp vào View Signatures để mở bảng quản lý chữ ký.

Vào mục info để thực hiện 

Bước 2: Bảng Signatures sẽ hiển thị danh sách các chữ ký điện tử hiện có trong tài liệu.
Bước 3: Nhấp vào dấu mũi tên bên cạnh chữ ký bạn muốn xóa, sau đó chọn Remove Signature.

Câu hỏi liên quan chủ đề những cách chèn chữ ký trong Excel

Chữ ký điện tử được chèn vào Excel có hợp lệ không?

Tại Việt Nam, chữ ký điện tử trong Excel có giá trị pháp lý khi được tạo bằng chứng thư số tin cậy từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được cấp phép. Việc chèn chữ ký điện tử vào Excel tạo ra một lớp bảo mật, xác thực tính toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo không có sự thay đổi nào sau khi đã ký.

Có thể chèn chữ ký số vào một ô trong Excel không?

Chữ ký số không được chèn trực tiếp vào một ô cụ thể trong Excel. Thay vào đó, nó thường được áp dụng cho toàn bộ tài liệu hoặc một trang tính thông qua tính năng chữ ký số của Excel. Ngược lại, chữ ký tay ở dạng ảnh có thể được chèn vào bất kỳ ô nào bạn muốn.

Việc chèn chữ ký mang lại rất nhiều lợi ích 

Kết Luận

Tóm lại, Excel cung cấp nhiều cách chèn chữ ký, từ ảnh chữ ký viết tay đơn giản đến chữ ký điện tử chuyên nghiệp, giúp tăng tính xác thực và bảo mật cho tài liệu. Hãy lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và phiên bản Excel bạn đang sử dụng để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Viettablet.com