Tổng hợp những cách chuyển file PDF sang Excel nhanh chóng

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc xử lý tài liệu số hóa đã trở thành kỹ năng thiết yếu. Một trong những yêu cầu phổ biến là chuyển file PDF sang Excel để dễ dàng chỉnh sửa, tính toán và phân tích dữ liệu. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và chuẩn xác nhất về các cách chuyển đổi nhanh chóng, hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay.

File PDF là gì? Khi nào cần chuyển sang Excel?

PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu phổ biến do Adobe phát triển, được thiết kế nhằm giữ nguyên định dạng văn bản, hình ảnh, và bố cục khi chia sẻ tài liệu qua nhiều nền tảng khác nhau. Chính vì khả năng "đóng băng" nội dung, PDF rất lý tưởng để trình bày các báo cáo, hợp đồng, tài liệu học thuật. Tuy nhiên, khi cần chỉnh sửa dữ liệu số lượng lớn hoặc thao tác phân tích, PDF lại tỏ ra hạn chế.

Đó là lúc nhu cầu chuyển file PDF sang Excel trở nên cần thiết. Việc này cho phép bạn dễ dàng nhập công thức, sắp xếp dữ liệu, hoặc tổng hợp thông tin phục vụ cho các báo cáo tài chính, nghiên cứu thị trường hoặc quản lý danh sách khách hàng. Bằng cách chuyển đổi định dạng, bạn tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công và tận dụng tối đa sức mạnh tính toán của Excel.

Tìm hiểu định nghĩa file PDF và lý do cần chuyển đổi sang Excel

Lý do bạn nên chuyển PDF sang Excel

Việc chuyển file PDF sang Excel không chỉ nhằm mục đích chỉnh sửa dễ dàng hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác. Trước tiên, Excel cho phép thực hiện các phép tính phức tạp, áp dụng bộ lọc, sử dụng bảng pivot để phân tích sâu hơn các tập dữ liệu. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kế toán, nhân sự, kinh doanh hay nghiên cứu thị trường, việc nhanh chóng biến một bảng báo cáo PDF thành bảng Excel có thể nâng cao hiệu suất công việc đáng kể.

Ngoài ra, khả năng tự động hóa quy trình bằng các công cụ như macro, công thức nâng cao hoặc Power Query trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ xử lý thủ công. Một lý do quan trọng khác là tính linh hoạt: Excel hỗ trợ nhiều định dạng xuất bản khác nhau, cho phép bạn dễ dàng tích hợp dữ liệu từ file PDF vào các hệ thống quản trị khác hoặc phần mềm chuyên ngành.

Những lợi ích thiết thực khi chuyển file PDF sang Excel

Chuyển PDF sang Excel trực tiếp trong Microsoft Excel

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Excel phiên bản 2016 trở lên, bạn có thể trực tiếp chuyển file PDF sang Excel mà không cần phần mềm trung gian. Các bước thực hiện khá đơn giản nhưng yêu cầu phải tuân thủ đúng quy trình.

Đầu tiên, mở ứng dụng Excel, chọn “Dữ liệu” (Data) trên thanh công cụ, sau đó chọn “Lấy dữ liệu” (Get Data) > “Từ tệp” (From File) > “Từ PDF” (From PDF). Một cửa sổ sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn file PDF cần chuyển đổi. Sau khi chọn, Excel sẽ quét file và hiển thị danh sách các bảng dữ liệu tìm thấy bên trong.

Bạn chỉ cần chọn bảng dữ liệu phù hợp, nhấn “Load” hoặc “Transform Data” nếu muốn chỉnh sửa trước khi nhập. Excel sẽ tự động chuyển nội dung từ PDF sang bảng tính, giữ lại tối đa định dạng ban đầu. Đây là cách làm lý tưởng nếu file PDF có cấu trúc dữ liệu rõ ràng và ít lỗi.

Hướng dẫn chuyển file PDF sang Excel trực tiếp bằng Microsoft Excel

Cách chuyển PDF sang Excel bằng công cụ online – nhanh & tiện lợi

Trong trường hợp bạn không sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ trực tiếp hoặc muốn có thêm tùy chọn, các công cụ online sẽ là giải pháp tối ưu. Những công cụ này cho phép bạn chuyển file PDF sang Excel chỉ trong vài cú nhấp chuột, không cần cài đặt phần mềm phức tạp.

SmallPDF – Giao diện dễ dùng, xuất file nhanh

SmallPDF nổi tiếng với giao diện thân thiện, quy trình chuyển đổi chỉ mất vài giây. Sau khi tải file lên, hệ thống tự động xử lý và cho phép bạn tải file Excel về ngay lập tức. SmallPDF cũng đảm bảo an toàn cho dữ liệu bằng cách tự động xóa file sau vài giờ.

SmallPDF – Công cụ chuyển PDF sang Excel nhanh với giao diện thân thiện

LovePDF – Chuyển đổi và chỉnh sửa file linh hoạt

LovePDF không chỉ hỗ trợ chuyển file PDF sang Excel, mà còn cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu ngay trên nền tảng. Bạn có thể sắp xếp lại trang, thêm chú thích hoặc ghép nhiều file PDF trước khi xuất sang Excel, rất tiện lợi cho các tài liệu phức tạp.

LovePDF – Ứng dụng linh hoạt cho chuyển đổi và chỉnh sửa file PDF

PDF Converter – Đơn giản, chuyên dụng cho dân văn phòng

PDF Converter tập trung vào sự đơn giản và hiệu quả. Bạn chỉ cần kéo thả file PDF vào trang web, chờ vài giây, và tải xuống file Excel đã hoàn thiện. Công cụ này rất được giới văn phòng ưa chuộng nhờ tốc độ xử lý nhanh, không yêu cầu tài khoản đăng nhập.

PDF Converter – Công cụ chuyển file PDF sang Excel tối ưu cho dân văn phòng

CleverPDF – Hỗ trợ cả offline và online

Một điểm mạnh của CleverPDF là cho phép sử dụng phiên bản offline. Nếu bạn lo ngại về bảo mật khi tải file lên mạng, CleverPDF sẽ là lựa chọn an toàn. Chương trình cài trên máy tính có khả năng chuyển file PDF sang Excel với tốc độ cao và giữ định dạng cực kỳ tốt.

CleverPDF – Chuyển đổi file PDF sang Excel linh hoạt cả online và offline

PDF2GO – Có thể xử lý cả file PDF scan

PDF2GO là lựa chọn lý tưởng nếu bạn cần chuyển file PDF sang Excel từ tài liệu scan. Công cụ này tích hợp công nghệ OCR (Nhận dạng ký tự quang học), giúp biến hình ảnh thành văn bản chỉnh sửa được. Điều này đặc biệt hữu ích cho các báo cáo giấy, tài liệu cũ hoặc hợp đồng đã được scan.

PDF2GO – Giải pháp chuyển file PDF scan sang Excel nhanh chóng

SodaPDF – Đa tính năng, có app dành cho desktop

SodaPDF cung cấp cả phiên bản web lẫn ứng dụng dành cho desktop, hỗ trợ người dùng chuyển file PDF sang Excel mượt mà ngay cả khi không kết nối internet. Bên cạnh đó, SodaPDF còn cho phép chỉnh sửa nội dung PDF trực tiếp, hợp nhất nhiều tài liệu và tạo mật khẩu bảo vệ file.

SodaPDF – Công cụ chuyển file PDF sang Excel đa năng và tiện lợi

Chuyển PDF sang Excel có bị mất định dạng không?

Một trong những câu hỏi phổ biến khi chuyển file PDF sang Excel là liệu có giữ được định dạng gốc không. Thực tế, kết quả phụ thuộc vào cách mà file PDF ban đầu được tạo ra. Nếu PDF có cấu trúc bảng rõ ràng, không bị lồng ghép hình ảnh hoặc bố cục quá phức tạp, khả năng giữ nguyên định dạng rất cao.

Tuy nhiên, với các file PDF chứa nhiều biểu đồ, nhiều cột ẩn, hoặc bố cục tùy chỉnh, quá trình chuyển đổi có thể dẫn đến lệch dòng, sai sót trong định dạng ô hoặc mất tiêu đề bảng. Việc sử dụng công cụ chuyên nghiệp hoặc chỉnh sửa lại nhẹ nhàng sau khi chuyển đổi là điều cần thiết để đảm bảo dữ liệu hoàn chỉnh.

Chuyển file PDF sang Excel có giữ nguyên định dạng không?

Vì sao sau khi chuyển PDF sang Excel lại bị lỗi font, ký tự?

Hiện tượng lỗi font hoặc ký tự lạ sau khi chuyển file PDF sang Excel xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Một trong những lý do phổ biến là file PDF gốc sử dụng phông chữ đặc biệt hoặc ngôn ngữ mã hóa mà Excel không thể tự động nhận diện. Ngoài ra, nếu tài liệu PDF được tạo từ file scan mà không áp dụng công nghệ OCR, hệ thống sẽ chỉ nhận diện hình ảnh, không phải văn bản. Khi chuyển đổi, Excel sẽ không thể phân tích đúng nội dung, dẫn đến lỗi font hoặc ký tự bị biến dạng. Để hạn chế tình trạng này, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ OCR mạnh mẽ như PDF2GO hoặc SodaPDF, hoặc trước khi chuyển đổi hãy kiểm tra file PDF bằng phần mềm đọc PDF để đảm bảo văn bản có thể chọn được. Cách khác là sau khi chuyển đổi, bạn có thể áp dụng chức năng "Find and Replace" trong Excel để nhanh chóng sửa lỗi ký tự hàng loạt.

Hướng dẫn để không gây lỗi font và ký tự khi chuyển file PDF sang Excel

Kết luận

Việc chuyển file PDF sang Excel nhanh chóng và chính xác không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hiệu suất công việc, đặc biệt trong các lĩnh vực cần xử lý dữ liệu lớn. Tùy theo nhu cầu cá nhân hoặc công việc, bạn có thể lựa chọn phương pháp chuyển đổi phù hợp, từ việc sử dụng Microsoft Excel trực tiếp đến các công cụ online tiện lợi như SmallPDF, LovePDF, PDF Converter, CleverPDF, PDF2GO hay SodaPDF. Mỗi công cụ đều có ưu điểm riêng, hỗ trợ bạn chuyển đổi nhanh, hạn chế lỗi font và giữ định dạng tối ưu nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm những giải pháp công nghệ nhanh gọn và tiết kiệm chi phí, hãy tham khảo thêm các bài viết từ Viettablet – Chiến thần định giá, nơi không chỉ mang đến những thiết bị công nghệ tốt nhất mà còn chia sẻ những thủ thuật hữu ích giúp bạn làm chủ công nghệ dễ dàng hơn.