Cách copy sheet trong Excel chuẩn, nhanh và không bị lỗi định dạng

Trong quá trình làm việc với Excel, việc sao chép các sheet có thể giúp người dùng dễ dàng tổ chức và quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, để sao chép một sheet mà không gặp phải các vấn đề như lỗi định dạng hay mất công thức, người dùng cần nắm vững những phương pháp hiệu quả. Trong bài viết này, Viettablet sẽ cùng bạn đi sâu vào cách copy sheet trong Excel, từ các phím tắt đơn giản đến sử dụng công cụ Ribbon, và cách sao chép giữa các tệp Excel khác nhau.

Phím tắt copy sheet trong Excel đơn giản, cực nhanh

Phím tắt là một trong những phương pháp nhanh nhất để sao chép sheet trong Excel mà không phải thực hiện quá nhiều thao tác. Để thực hiện, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và kéo thả sheet đến vị trí mà bạn muốn. Phương pháp này rất hữu ích khi bạn muốn sao chép một sheet trong cùng một tệp Excel mà không làm thay đổi cấu trúc của các sheet khác.

Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + nhấn chuột trái và kéo thả sheet

Ví dụ, nếu bạn muốn sao chép sheet có tên “Phí giao dịch”, các bước thực hiện rất đơn giản. Đầu tiên, bạn nhấn giữ phím Ctrl và nhấn chuột trái vào sheet “Phí giao dịch”. Sau đó, bạn chỉ cần kéo sheet này đến vị trí mà bạn muốn trong cùng một tệp. Đây là cách nhanh chóng và hiệu quả để sao chép sheet mà vẫn giữ nguyên định dạng và công thức.

Kết quả khi thực hiện tổ hợp phím tắt

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng cách này chỉ có thể thực hiện trong một tệp Excel đang mở. Nếu bạn muốn sao chép giữa các tệp Excel khác nhau, bạn sẽ cần phải sử dụng các phương pháp khác như thao tác qua Ribbon hoặc menu chuột phải.

Copy sheet trong Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng, công thức

Cách copy sheet bằng Ribbon

Ribbon là một công cụ quan trọng trong Excel, chứa đầy đủ các chức năng cho phép người dùng thao tác nhanh chóng và dễ dàng. Để sao chép một sheet bằng Ribbon mà không làm mất định dạng và công thức, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Mở bảng tính Excel và bấm vào tab Home.
2. Trong nhóm Cells, chọn mục Format.

Nhấn chọn và Format trên thanh bảng chọn

3. Chọn tùy chọn Move or Copy Sheet từ menu thả xuống.

Chọn Move or Copy Sheet từ menu thả xuống

4. Hộp thoại Move or Copy sẽ xuất hiện, tại mục Before sheet, chọn vị trí bạn muốn sao chép sheet đến.

Xuất hiện hộp thoại Move or Copy

5. Bấm vào tùy chọn Create a copy và nhấn OK để hoàn tất quá trình sao chép.

Tích chọn vào Create a copy trên hộp thoại và nhấn OK để hoàn tất

Lưu ý rằng khi bạn sao chép một sheet bằng Ribbon, tất cả các dữ liệu, định dạng và công thức sẽ được giữ nguyên, giúp bạn tạo ra bản sao mà không gặp phải vấn đề gì về cấu trúc dữ liệu.

Sao chép sheet bằng chuột phải

Một cách khác để sao chép sheet trong Excel là sử dụng menu chuột phải. Cách này cũng rất đơn giản và giúp bạn sao chép sheet nhanh chóng mà không cần phải sử dụng Ribbon.

1. Đầu tiên, chọn sheet mà bạn muốn sao chép và nhấn chuột phải vào tên của sheet.
2. Trong menu hiện lên, chọn Move or Copy.

Chọn vào Move or Copy trong bảng chọn

3. Trong hộp thoại Move or Copy, chọn vị trí mà bạn muốn sao chép sheet trong mục Before sheet.

Sau đó hội thoại Move or Copy đã xuất hiện

4. Chọn ô "Create a copy" và nhấn OK để hoàn tất.

Tiến hành chọn ô "Create a copy" và nhấn OK để hoàn tất.

Với cách này, bạn có thể sao chép sheet một cách hiệu quả mà không làm mất đi định dạng hoặc công thức. Điều này đảm bảo rằng bản sao của sheet sẽ giống hoàn toàn với sheet gốc.

Cách copy sheet từ file Excel này sang file Excel khác

Việc sao chép sheet từ một tệp Excel này sang một tệp Excel khác có thể rất hữu ích khi bạn muốn tổ chức lại dữ liệu hoặc chuyển một sheet vào một dự án khác. Để thực hiện, bạn cần mở cả hai tệp Excel và làm theo các bước sau:

Copy một sheet sang file Excel khác

1. Mở cùng lúc hai tệp Excel, sau đó nhấn chuột phải vào sheet mà bạn muốn sao chép.
2. Chọn tùy chọn "Move or Copy" từ menu nhấn chuột phải. 

Nhấn chọn vào Move or Copy trên bảng chọn

3. Trong hộp thoại Move or Copy, tại ô To book, chọn tệp Excel mà bạn muốn sao chép sheet đến.

Chọn tệp Excel mà bạn muốn sao chép sheet đến trong hộp thoại Move or Copy

4. Chọn vị trí bạn muốn đặt sheet sao chép trong mục Before sheet.
5. Đánh dấu chọn  vào ô "Create a copy" và nhấn nút OK để hoàn thành.

Thực hiện với các số thứ tự 1 - 2 - 3 để hoàn thành

Với cách này, bạn có thể sao chép một sheet từ tệp Excel này sang tệp Excel khác mà không gặp phải bất kỳ lỗi định dạng nào.

Copy nhiều sheet sang file Excel khác

Nếu bạn muốn sao chép nhiều sheet từ một tệp Excel này sang một tệp Excel khác, các bước thực hiện tương tự như sao chép một sheet, nhưng với một số điều chỉnh nhỏ.

1. Mở cả hai tệp Excel cùng lúc, sau đó nhấn giữ phím Ctrl và click chọn các sheet mà bạn muốn sao chép.

Chọn một lúc nhiều sheet và nhấn chọn vào Move or Copy trên bảng chọn

2. Nhấn chuột phải vào một trong các sheet đã chọn và chọn Move or Copy từ menu.

Nhấn chuột phải vào một trong các sheet đã chọn và chọn Move or Copy từ menu.

3. Trong cửa sổ Move or Copy, chọn tệp Excel mà bạn muốn chuyển sheet tới.
4. Chọn vị trí mà bạn muốn đặt các sheet sao chép trong mục Before sheet.
5. Chọn "Create a copy" và nhấn vào nút OK để hoàn tất quá trình.

Thực hiện lần lượt các bước 1 -  2 - 3 theo hình bên để hoàn thành

Sau khi thực hiện, các sheet đã chọn sẽ được sao chép vào tệp Excel mới, và mọi dữ liệu cùng định dạng sẽ được giữ nguyên.

Cách di chuyển sheet trong Excel

Không chỉ sao chép sheet, Excel còn cho phép người dùng di chuyển các sheet giữa các vị trí trong cùng một tệp. Có một số cách đơn giản để thực hiện việc di chuyển sheet trong Excel: 

Di chuyển sheet bằng thao tác kéo thả

Đây là phương pháp nhanh chóng và trực quan nhất để di chuyển sheet trong Excel. Bạn chỉ cần nhấn giữ tên sheet và kéo nó đến vị trí mới trong cùng một tệp. Cách này sẽ giúp bạn dễ dàng thay đổi thứ tự các sheet mà không phải sử dụng nhiều công cụ phức tạp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Page Up để di chuyển đến sheet bên trái và Ctrl + Page Down để di chuyển đến sheet bên phải trong tệp Excel.

Di chuyển bằng lệnh Move or Copy (không tick vào Create a copy)

Nếu bạn muốn di chuyển một sheet mà không sao chép nó, bạn có thể sử dụng lệnh Move or Copy mà không tích vào ô Create a copy. Các bước thực hiện như sau:

1. Click chuột phải vào tên sheet và chọn tùy chọn Move or Copy.

Click chuột phải vào tên sheet và chọn tùy chọn Move or Copy.

2. Chọn vị trí mới trong mục Before Sheet.
3. Nhấn OK để di chuyển sheet đến vị trí mới trong tệp.

Chọn vị trí mới và nhấn OK

Như vậy, sheet sẽ được di chuyển đến vị trí mới và không còn ở vị trí cũ.

Những lưu ý khi copy hoặc di chuyển sheet

Việc sao chép hoặc di chuyển sheet trong Excel là một thao tác đơn giản nhưng có thể dẫn đến một số vấn đề nếu không thực hiện đúng cách. Để đảm bảo dữ liệu không bị lỗi, mất đi công thức hoặc định dạng, người dùng cần lưu ý một số điểm quan trọng khi thực hiện những thao tác này. Dưới đây là các lưu ý quan trọng mà bạn cần nhớ khi copy hoặc di chuyển sheet trong Excel.

Những lưu ý khi copy hoặc di chuyển sheet

1. Kiểm Tra Các Công Thức : Sau khi sao chép, các công thức tham chiếu đến các sheet khác có thể bị thay đổi. Sử dụng tham chiếu tuyệt đối để tránh sự cố này.

2. Định Dạng Và Dữ Liệu : Đôi khi, định dạng hoặc dữ liệu có thể không được sao chép chính xác, đặc biệt giữa các tệp Excel khác nhau. Xem lại các định dạng sau khi thực hiện sao chép.

3. Macro Và VBA : Nếu sheet chứa macro hoặc mã VBA, cần đảm bảo các tham chiếu và mã vẫn hoạt động sau khi sao chép hoặc di chuyển.

4. Tên Sheet : Excel không cho phép hai sheet trong cùng một tệp có tên giống nhau. Đảm bảo tên sheet không bị trùng lặp khi sao chép.

5. Tính Năng Lọc Và Pivottable : Kiểm tra lại các bảng PivotTable và tính năng lọc sau khi sao chép sheet để đảm bảo chúng hoạt động chính xác.

6. Liên Kết Đến Tệp Khác : Nếu sheet chứa liên kết đến tệp ngoài, cần kiểm tra các liên kết này để đảm bảo chúng không bị hỏng sau khi sao chép.

7. Sao Chép Nhiều Sheet : Khi sao chép nhiều sheet, cần kiểm tra kỹ lại từng sheet để đảm bảo công thức, dữ liệu và định dạng không bị thay đổi.

Kết luận

Cách copy sheet trong Excel là một kỹ năng quan trọng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tổ chức dữ liệu hiệu quả. Việc nắm vững các phương pháp sao chép và di chuyển sheet, từ việc sử dụng phím tắt, Ribbon, đến menu chuột phải, sẽ giúp bạn làm việc nhanh chóng và chính xác. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ dễ dàng thao tác hơn khi làm việc với các sheet trong Excel mà không gặp phải lỗi định dạng hay mất công thức. Nếu bạn đang tìm kiếm các công cụ hỗ trợ công việc Excel hiệu quả hơn, Viettablet - Chiến thần định giá có thể là giải pháp giúp bạn nâng cao năng suất và quản lý dữ liệu một cách tối ưu.