Hướng dẫn cách tách tên trong Excel nhanh chóng, đơn giản 

Excel đã trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ người dùng trong học tập và công việc, giúp tiết kiệm thời gian. Với tính năng tách tên cũng đã được tích hợp trong Excel mà người dùng không cần phải thực hiện thủ công nữa. Cùng theo chân Viettablet để hiểu hơn về cách tách tên trong Excel nhé!

Excel vô cùng tiện lợi 

Tách tên trong Excel là gì? 

Tách tên trong Excel là quá trình phân chia dữ liệu họ và tên thành các thành phần riêng biệt. Ví dụ như họ, tên đệm và tên sẽ được đặt vào các cột khác nhau trong bảng tính Excel.

5 cách tách tên trong Excel

Dùng Find and Replace để tách tên

Bước 1: Đầu tiên bạn cần sao chép cột "Họ và tên" sang cột muốn chứa tên.

Sắp xếp ngăn nắp

Bước 2: Tiếp đến, hãy chọn cột vừa sao chép, nhấn Ctrl + H.

Bước 3: Tại mục Find what, nhập * (dấu sao và khoảng trắng).

Bước 4: Để trống Replace with > chọn Replace All.

Vô cùng dễ hiểu

Dùng Find and Replace để tách họ

Bước 1: Để có được dữ liệu cho ô Họ, bạn có thể thực hiện bằng cách sao chép thông tin Họ và tên rồi dán vào cột Họ. Tiếp theo, ấn đồng thời hai phím Ctrl và H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế.

Họ và tên đều có thể thực hiện được 

Trong mục Find what gõ space (khoảng trắng) và * (Shift + 8) > Replace All.

Bước 2: Ở cột B, bạn sẽ thấy phần họ đã được tách ra từ dữ liệu Họ và tên ở cột A.

Cho ra kết quả tức thì 

Tách tên bằng tổ hợp hàm

Bước 1: Tại ô C2, nhập công thức như sau để tiến hành tách tên:
=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND("@",SUBSTITUTE(A2," ","@",LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ","")))))

Trong đó:

• Hàm RIGHT: Trả về một số ký tự cuối cùng của chuỗi.
• Hàm LEN: Tính tổng số ký tự trong một chuỗi văn bản.
• Hàm SUBSTITUTE: Thay thế một chuỗi văn bản này bằng một chuỗi văn bản khác trong một chuỗi.

Bạn có thể kiểu tra mục bên trên 

Bước 2: Sau đó bạn kéo nút (Fill handle) ở góc dưới bên phải ô C2 xuống đến ô C11 để áp dụng công thức cho các dòng còn lại.

Bước 3: Để lấy họ và tên đệm, nhập công thức sau vào ô B2: =LEFT(A2,LEN(A2)-LEN(C2))

Trong đó:

• Hàm LEFT: Trả về một số ký tự đầu tiên của chuỗi.
• Hàm LEN: Tính tổng số ký tự trong một chuỗi văn bản.

Đúng cú pháp là có kết quả chính xác 

Bước 4: Dùng nút (Fill handle) ở góc dưới bên phải ô B2 và kéo xuống đến hết cột để sao chép công thức cho các ô bên dưới.

Tách cột Họ và Tên bằng Text to Columns

Bước 1: Đầu tiên hãy bôi đen toàn bộ các ô chứa thông tin họ và tên >  Trên thanh công cụ, chọn thẻ Data, sau đó nhấp vào Text to Columns.

Chọn hàm phù hợp 

Bước 2: Lúc này, Convert Text to Columns Wizard sẽ xuất hiện > Chọn tùy chọn Delimited rồi nhấn Next.

Bấm next

Bước 3: Trong phần Delimiters, hãy đánh dấu chọn vào ô Space (khoảng trắng) và tiếp tục bằng cách nhấn Next.

Tick vào ô bên trái 

Bước 4: Ở cửa sổ kế tiếp, bạn chọn định dạng cột là Text. Trong mục Destination, hãy chỉ định ô đầu tiên mà bạn muốn dữ liệu sau khi tách sẽ hiển thị. Trong trường hợp này, bạn có thể chọn ô B2 > Nhấp vào nút Finish.

Sau đó bấm Finish

Bước 5: Kết quả là cột A chứa dữ liệu họ và tên ban đầu sẽ được phân tách thành các cột riêng biệt, bắt đầu từ ô bạn đã chọn (ví dụ: B2), tương ứng với họ, tên đệm và tên.

Theo thứ tự bạn yêu cầu 

Tách họ bằng Flash Fill

Bước 1: Tại ô B2 hãy gõ phần họ tương ứng với phần tên ở cột A2. Ví dụ, nếu ô A2 chứa "Ngô Văn A", bạn nhập "Ngô" vào ô B2.

Rõ ràng cụ thể các bước 

Bước 2: Tiếp tục nhập phần họ cho dòng thứ hai vào ô kế tiếp. Ví dụ, nếu ô A3 là "Đào Thị B", bạn gõ "Đào" vào ô B3. Lúc này, Excel có thể tự động nhận diện quy luật và hiển thị một vùng gợi ý màu xám chứa phần họ dự đoán cho các dòng còn lại.

Chuyên nghiệp và thẩm mỹ 

Bước 3: Kiểm tra xem các giá trị được gợi ý có đúng với yêu cầu của bạn hay không. Nếu đúng, chỉ cần nhấn phím Enter để Excel tự động điền phần họ cho toàn bộ các dòng tương ứng.

Câu hỏi thường gặp

Tách tên trong Excel để làm gì? 

Tách tên là cách giúp phân chia dữ liệu họ và tên từ một cột duy nhất thành các cột riêng biệt (họ, tên đệm, tên).

Tính năng này được sử dụng rất nhiều 

Flash Fill có tách được họ, tên đệm và tên không?

Có, Flash Fill có khả năng tách thành nhiều cột.

Kết luận 

Phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu họ và tên cùng với yêu cầu của bạn, mà bạn có thể chọn phương pháp tách phù hợp. Hy vọng thông tin trên có thể giúp bạn thực hiện thành công. 

Viettablet.com