Cách đánh số thứ tự trong Google Docs nhanh chóng

Các công cụ trực tuyến như Google Docs đang ngày càng trở nên phổ biến và không thể thiết trong công việc. Một trong những tính năng hữu ích của Google Docs mà chúng ta cần biết đó chính là khả năng tạo bảng biểu và danh sách. Tuy nhiên, làm thế nào để đánh số thứ tự trong bảng được tạo trong Google Docs. Bài viết dưới đây Viettablet - Chiến thần định giá sẽ hướng dẫn bạn các cách đánh số thứ tự trong bảng Google Docs đơn giản và dễ hiểu nhất ngay.

Cách đánh số thứ tự trong Google Dóc nhanh chóng

Cách đánh số thứ tự trong Google Docs bằng thanh công cụ

Biết cách đánh số thứ tự trong Google Docs giúp văn bản trở nên rõ ràng, dễ theo dõi và chuyên nghiệp hơn. Bạn hãy thao tác theo các bước sau đây.

Tạo bảng dữ liệu trong Google Docs

Trước tiên, để đánh số thứ tự cho bảng, bạn cần tạo một bảng dữ liệu mà bạn muốn đánh số. Hoặc chọn bảng dữ liệu có sẵn mà bạn muốn thực hiện đánh số thứ tự.

Tạo bảng dữ liệu trong Google Docs

Chọn vùng cần đánh số thứ tự

Sau khi xác định bảng dữ liệu cần đánh số. Bạn hãy nhấn và giữ chuột trái, kéo xuống để bôi đen toàn bộ các ô trong cột, hàng bạn muốn đánh số.

Mở mục “Danh sách đánh số” trên thanh công cụ

Sau khi bạn đã bôi đen cột để đánh số thứ tự, bạn hãy nhấn vào biểu tượng đánh số trên thanh công cụ. Hãy tìm biểu tượng có 3 dòng kèm theo số 1, 2, 3, đó là biểu tượng “Danh sách được đánh số”.

Đánh danh mục số trên thanh công cụ

Chọn định dạng số thứ tự mong muốn

Google Docs sẽ cho phép bạn chọn nhiều loại ký tự đánh số khác nhau như:

• 1, 2, 3, … (kiểu số thường)
• I, II, III, … (chữ số La Mã viết hoa)
• i, ii, iii, … (chữ số La Mã viết thường)
• A, B, C, … (chữ cái viết hoa)
• a, b, c, … (chữ viết thường)

Kích hoạt dãy số tự động trong bảng

Khi bạn bôi đen nhiều ô trong bảng rồi nhấn biểu tượng 'Danh sách đánh số' trên thanh công cụ. Google Docs sẽ coi toàn bộ vùng được chọn như một khối văn bản đơn. Chứ không xử lý riêng từng ô trong bảng như trong Excel.

Kích hoạt dãy số tự động

Bôi đen phần còn lại của cột số thứ tự

Để xử lý tình trạng trên, bạn hãy bôi đen từ ô thứ 2 trở đi cho đến ô cuối cùng bạn muốn đánh lại số. Sau đó thực hiện đánh lại số thứ tự.

Nhấp chuột phải và chọn “Tiếp tục đánh số”

Sau khi đã chọn các ô muốn đánh lại số, hãy click chuột phải và chọn nút lệnh Đánh số tiếp tục từ số trước (Continue previous numbering). Khi bạn đã áp dụng lệnh trên, hệ thống sẽ tự đánh lại số thứ tự trong bảng.

Hoàn tất việc đánh số tự động

Số thứ tự của bảng đã được đánh dấu tự động hoàn chỉnh theo tuần tự và chính xác từ trên xuống dưới. Việc đánh số tự động đã hoàn tất, bảng dữ liệu sẽ rõ ràng và theo dõi dễ dàng hơn.

Cách đánh số thứ tự trong Google Docs qua menu Định dạng (Format)

Trong quá trình soạn thảo văn bản, đặt biệt là với mục đích liệt kê. Việc đánh số thứ tự sẽ giúp nội dung rõ ràng và mạch lạc hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đánh số thứ tự trong Google Docs trong Format:

• Bước 1: Mở Google Docs và chọn tệp làm việc cần đánh số. Sau đó bôi đen đoạn văn bản cần đánh số hoặc các ô trong bảng cần đánh số.
• Bước 2: Trên cùng thanh công cụ, hãy chọn Định dạng => chọn Dấu đầu dòng và đánh số. Tiếp theo bạn hãy di chuyển chuột vào mục Trình đơn danh sách được đánh số.Bước 3: Tại đây, bạn sẽ tìm thấy nhiều loại đánh giá như: 1, 2, 3, … (kiểu số thường); I, II, III, … (chữ số La Mã viết hoa). Hoặc các tùy chỉnh khác (số trong dấu ngoặc, in dòng đầu,...).

Cách đánh số thứ tự trong Google Docs qua menu định dạng

Lý do nên nắm rõ cách đánh số thứ tự trong Google Docs

Google Docs là một công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến phổ biến. Được sử dụng rộng rãi trong học tập, công việc và quản lý nội dung. Trong quá trình trình bày nội dung, biết cách đánh số thứ tự không chỉ là kỹ năng cơ bản. Mà còn là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và khả năng tiếp cận của văn bản.

Dưới đây là những lý do khiến bạn nên biết cách đánh số thứ tự trong Google Docs:

• Tăng tính mạch lạc, dễ theo dõi nội dung.
• Văn bản gọn gàng, trình bày chỉn chu hơn, tăng tính chuyên nghiệp.
• Phân chia các phần, mục theo logic, trình bày văn bản một cách khoa học.
• Hữu ích khi tạo bảng, danh sách, mục lục.
• Dễ dàng chỉnh sửa, cập nhật và thảo luận nhóm.

Trình bày nội dung mạch lạc, dễ hiểu

Cách loại bỏ số thứ tự trong Google Docs nhanh chóng

Dưới đây là tổng hợp các cách xóa số thứ tự trong Google Docs nhanh chóng.

Xóa bằng công cụ trên thanh menu

Áp dụng cho đoạn văn bản, danh sách, nội dung thông thường.

• Bước 1: Bôi đen vùng có đánh số thứ tự mà bạn muốn xóa. 
• Bước 2: Nhìn lên thanh công cụ, nhấn lại vào biểu tượng Numbered list (Biểu tượng danh sách có đánh số).

Xóa thông qua mục Định dạng (Format)

Áp dụng khi bạn muốn thao tác chính xác bằng công cụ Định dạng.

• Bước 1: Chọn (bôi đen) toàn bộ danh sách có số. 
• Bước 2: Vào menu Format (Định dạng), sau đó chọn Dấu đầu dòng và đánh số.
• Bước 3: Sau đó di chuyển chuột vào mục Trình đơn danh sách được đánh số và click vào định dạng đánh số hiện tại mà bạn đã chọn. 

Số thứ tự biến mất, trở về trạng thái ban đầu

Xóa số thứ tự trong bảng

Áp dụng cho bảng có cột STT (số thứ tự)

• Bước 1: Chọn toàn bộ cột chứa số thứ tự.
• Bước 2: Nhấn Delete hoặc Backspace trên bàn phím, số sẽ bị xóa khỏi từng ô.

Những lưu ý khi đánh số thứ tự tự động trong Google Docs

Google Docs cung cấp công cụ đánh số thứ tự giúp bạn trình bày nội dung một cách chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu không biết cách sử dụng, bạn có thể gặp phải lỗi định dạng, số trùng lặp hoặc số thứ tự không đúng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần biết khi sử dụng tính năng này:

• Tính năng đánh số tự động trong Google Docs chủ yếu áp dụng cho danh sách văn bản, không phải bảng biểu. Nếu bạn áp dụng công cụ đánh số cho nhiều ô trong bảng, bạn phải sử dụng thêm lệnh Continue previous numbering.
• Khi bạn sao chép nội dung từ nguồn khác (như Google Sheets hoặc Word). Thứ tự có thể bị mất định dạng, không đúng thứ tự, hoặc chèn vào bảng một cách lộn xộn.
• Google Docs không có tính năng đánh số tự động như Excel.
• Sau khi đánh số, bạn nên định dạng dữ liệu trong cột (trái, phải, giữa) để đồng bộ với phần còn lại của tài liệu.
• Hãy lưu ý đến việc chọn vùng chính xác, tránh thao tác nhầm lẫn với bảng. Và tận dụng đúng các tính năng Continue previous numbering để đạt được kết quả như mong muốn.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách đánh số thứ tự trong Google Docs kèm theo cách xóa nhanh mà Viettablet - Chiến thần định giá đã chia sẻ. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công để trình bày văn bản chuyên nghiệp hơn. Nếu thấy bài viết hữu ích, đừng quên chia sẻ bài viết đến bạn bè và đồng nghiệp nhé!